Operations·
Draaiboek-template voor je volgende evenement
Een werkbaar draaiboek-template voor cateraars, eventbureaus en horeca. Inclusief shifts, leveranciers en checkmomenten.
Een goed draaiboek is het verschil tussen een evenement dat soepel loopt en een dag vol losse eindjes. Dit template werkt voor cateraars, eventbureaus en horeca-organisaties van 10 tot 1.000 gasten.
De vier blokken van een werkbaar draaiboek
- Klant en locatie. Vaste gegevens, contactpersoon, parkeer- en leveringsroute.
- Tijdlijn per uur. Van laden tot afsluiten, met verantwoordelijke per regel.
- Personeel en shifts. Wie staat waar, wanneer, met welke rol.
- Leveranciers en materiaal. Externe partijen, leverafspraken, retourplan.
Tijdlijn-voorbeeld
| Tijd | Activiteit | Verantwoordelijk |
|---|---|---|
| 14:00 | Laden bij de locatie | Logistiek |
| 15:00 | Mise-en-place keuken | Hoofd keuken |
| 16:00 | Briefing bedienend personeel | Floor manager |
| 17:30 | Eerste gasten welkom | Floor manager |
| 23:00 | Afsluiten en inpakken | Logistiek |
Checkmomenten
Plan drie vaste checkmomenten in je draaiboek: één bij start van de shift, één halverwege, en één bij afsluiten. Een team dat weet wanneer er gechecked wordt, levert structureler.
Aan de slag in EventSprint
Maak je draaiboek aan onder een evenement, voeg shifts en leveranciers toe, en deel het met het team. Iedereen ziet realtime updates op web en mobiel.