Mobiliteitsplan voor je evenement opstellen
Een mobiliteitsplan regelt hoe bezoekers komen en gaan via alle vervoermiddelen. Het is breder dan een verkeersplan: het omvat OV-routes, fiets- en deelmobiliteit, shuttles en de looproute van halte naar entree. Maak het plan voor je uitnodiging verstuurt, want je aankomstinstructies, website en shuttle-reservering zijn allemaal afhankelijk van de keuzes die je hier maakt.
Een mobiliteitsplan is niet hetzelfde als een verkeersplan. Een verkeersplan richt zich op autoverkeer en is vaak een eis van de gemeente. Een mobiliteitsplan is breder: het regelt alle manieren waarop bezoekers van A naar B komen.
Goede mobiliteitsplanning heeft directe invloed op bezoekersbeleving. Lange parkeerrijen, onduidelijke OV-routes en een shuttle die te laat arriveert zijn de drie meest voorkomende klachten na een evenement. Alle drie zijn te voorkomen met een plan dat je maakt voor de uitnodiging de deur uit gaat.
Stap 1: Breng de vervoerskeuzes van je publiek in kaart
Voordat je vervoer plant, weet je hoe je publiek reist. Doe dit op basis van de locatie en het publiek, niet op basis van wat jij verwacht.
Vragen die je beantwoordt:
- Is de locatie goed bereikbaar met OV of alleen met de auto?
- Komen bezoekers vanuit één regio of verspreid over het land?
- Is er een snel-trein- of intercityverbinding op vijftien minuten loopafstand?
- Is er voldoende fietsenparkeren bij de locatie?
Voor stedelijke locaties is OV vaak dominant. Voor locaties buiten bebouwde kom is auto dominant. Plan je vervoersmix op basis van de locatie, niet op basis van duurzaamheidswensen.
Stap 2: Plan de auto-stroom en het parkeren
Bepaal het maximale aantal auto's op het piekuur. Reken vanuit je verwachte gast-autoset: hoeveel gasten reizen samen per auto. Dat varieert per event-type en regiomix van je publiek.
Voor parkeerplan: inventariseer alle beschikbare parkeerlocaties op en om de locatie. Geef de capaciteit per locatie, de loopafstand tot de entree en de prijs. Wijs één primaire parkeerlocatie aan in je communicatie.
Plan Kiss & Ride apart. Dat ontlast de parkeerstromen op het piekuur. Voor grotere events reserveer ook ruimte voor taxi's en deelmobiliteit op een aparte locatie.
Coördineer met je locatie: wie bezet de parkeeruitgang bij vertrekpiek? Onderschatting op dat moment is de meest voorkomende reden voor vastgelopen parkeerstromen.
Stap 3: Plan OV-verbindingen en de laatste kilometer
Kaart de OV-verbindingen naar je locatie. Relevante informatie:
- Welke treinstations zijn op welke reistijd bereikbaar?
- Welke buslijnen stoppen op loopafstand?
- Wat is de loopafstand van de dichtstbijzijnde halte naar de entree?
Loopafstand is een drempel. Looppaden die slecht verlicht zijn, over drukke wegen gaan of onduidelijk bewegwijzerd zijn, zorgen dat bezoekers afhaken voor het OV en toch de auto pakken.
Voeg OV-informatie toe aan je uitnodiging: station, buslijn, uitgang en looproute met een plattegrond. Organiseer bij grotere events een transferpunt bij het dichtstbijzijnde station.
Stap 4: Regel fietsparkeren en deelmobiliteit
Fiets is voor stedelijke evenementen vaak de snelste vervoersmethode. Reken op voldoende bewaakte of aangewezen fietsparkeerplaatsen. Bied een aangewezen fietsparkeerzone aan, ook als dit alleen een gemarkeerd gedeelte van de parkeerplaats is.
Deelmobiliteit, zoals deelscooters, deelsteps en deelauto's, arriveert vanzelf bij locaties met een bereikbaarheidscode. Reserveer wel een afzet- en ophaalzone zodat looppaden vrij blijven.
Communiceer de fietsroute in je uitnodiging. Een simpele routebeschrijving van het dichtstbijzijnde knooppunt volstaat voor de meeste evenementen.
Stap 5: Organiseer shuttle-vervoer wanneer dat nodig is
Een shuttle is nodig wanneer de locatie niet zelfstandig bereikbaar is met OV of fiets, of wanneer parkeerdruk te groot is voor loopafstand.
Stel de shuttle in als je de planning maakt:
- Van welk knooppunt rijdt de shuttle?
- Met welke frequentie?
- Hoeveel zitplaatsen per rit?
- Wie rijdt en wie coördineert ter plekke?
Communiceer de shuttle voor je uitnodiging uitstuurdt. Bezoekers die op shuttle rekenen, maken andere vervoersafspraken dan bezoekers die zelf rijden.
Bij meerdaagse evenementen of evenementen met een late eindtijd: plan ook retourritten na afloop. De vertrekpiek na afloop is geconcentreerder dan aankomst.
Stap 6: Verwerk het plan in je bezoekerscommunicatie
Het mobiliteitsplan heeft pas effect wanneer bezoekers het kennen. Verwerk de informatie in:
- De bevestigingsmail na aanmelding: parkeerlocatie, OV-route, fietsroute, shuttle-tijden
- De herinneringsmail twee dagen voor het event: dezelfde informatie, compacter
- De eventpagina: een kaart met parkeer- en OV-opties
- On-site signing: bewegwijzering van parkeerlocatie en OV-halte naar de entree
Geef één duidelijke aanbevolen route per vervoerstype. Keuzeoverlast in aankomstinstructies leidt ertoe dat bezoekers de informatie overslaan en toch improviserend arriveren.
Voorbeeld: netwerkevent in een stadslocatie, 300 bezoekers
Onderstaande planning geldt voor een avondevent (19:00-22:00) op een stedelijke locatie met beperkt eigen parkeren en goede OV-bereikbaarheid.
| Vervoermiddel | Verwacht aandeel | Maatregel | Communicatiekanaal |
|---|---|---|---|
| OV (trein + bus) | Hoog bij stadslocatie | Looproute + bewegwijzering halte > entree | Uitnodiging, herinneringsmail |
| Fiets | Aanzienlijk bij stedelijk publiek | Aangewezen fietsparkeerzone met bewaking | Uitnodiging, eventpagina |
| Auto (eigen) | Beperkt bij stadslocatie | Verwijzing naar betaald parkeerterrein op loopafstand | Uitnodiging + kaart |
| Taxi / rideshare | Piekmoment na afloop | Kiss & Ride zone, apart van fiets | Herinneringsmail |
| Shuttle | Niet nodig bij goede OV-bereikbaarheid | n.v.t. | n.v.t. |
Veelgestelde vragen
Verschilt een mobiliteitsplan van een verkeersplan?
Ja. Een verkeersplan richt zich op autoverkeer en is vaak een formele bijlage bij een vergunningsaanvraag. Het regelt aanrijroutes, parkeer- en Kiss & Ride-locaties en afstemming met hulpdiensten. Een mobiliteitsplan is breder en informeler: het behandelt alle vervoerswijzen inclusief OV, fiets, shuttle en deelmobiliteit, en vormt de basis voor je bezoekerscommunicatie.
Wanneer is een shuttle verplicht?
Een shuttle is niet wettelijk verplicht. De behoefte eraan volgt uit de locatiekeuze. Als de locatie niet zelfstandig bereikbaar is met OV en de loopafstand van de dichtstbijzijnde parkeerlocatie meer dan tien minuten bedraagt, is een shuttle sterk aan te raden. Vraag je locatie naar de mobiliteitshistorie van eerdere evenementen.
Hoe vroeg voor het evenement maak ik het mobiliteitsplan?
Maak het plan voor je de uitnodiging verstuurt. Shuttle-planning en parkeerreservering vereisen doorgaans minimaal vier tot zes weken doorlooptijd. OV-informatie is altijd beschikbaar, maar loop de route zelf voor je hem aanbeveelt.
Wat doe ik als de locatie onvoldoende eigen parkeerplaatsen heeft?
Verken parkeerterreinen op loopafstand van maximaal tien minuten. Reserveer capaciteit als de terreinen populair zijn. Overweeg een shuttle van het dichtstbijzijnde parkeerterrein als loopafstand een drempel is. Communiceer de parkeeroptie actief; bezoekers die geen parkeerinformatie ontvangen, kiezen voor het dichtstbijzijnde alternatief en verstoren de verkeersstromen in de omgeving.
De volgende beslissing
Met het mobiliteitsplan gereed is de volgende stap de plattegrond van de locatie. De entreelocatie en de looproute van parkeer- of OV-halte naar de entree worden onderdeel van de locatie-plattegrond. Stem die twee documenten op elkaar af voor je uitnodigingen uitgaan.
Bronnen
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.