Adres- en aankomstinstructies schrijven
Goede aankomstinstructies sturen je gast naar de juiste deur op het juiste tijdstip, zonder rondbellen. Werk per vervoersmiddel, geef het exacte adres met pin, en benoem de check-in tijd los van de starttijd. De helft van de no-shows is een aankomstprobleem, geen interesseprobleem.
Gasten lezen aankomstinstructies op hun mobiel, vaak vijftien minuten voor ze aankomen. Een lange tekst slaan ze over. Werk met korte blokjes per vervoersmiddel: auto, openbaar vervoer, taxi. De gast scant naar zijn eigen route en stopt met lezen.
Aankomstinstructies bepalen ook de doorstroming bij de check-in. Als alle gasten op het uitnodigingstijdstip arriveren, krijg je een rij van vijftien minuten. Verspreid de aankomst door check-in een ruim half uur voor de starttijd te openen en dit expliciet te benoemen.
Stap 1: Vermeld het exacte adres met postcode en pin
Begin met de naam van de locatie, het volledige adres met postcode en een directe pin-link naar Google Maps of Apple Maps. Sommige locaties hebben een aparte ingang voor evenementen die niet het hoofdadres deelt. Specificeer welke deur de gast moet hebben.
Voeg een tweede pin toe voor de parkeerlocatie als die afwijkt van de loopingang. Een gast die bij de hoofdingang parkeert terwijl hij door de zij-ingang moet, raakt geïrriteerd voor het event begint.
Stap 2: Schrijf instructies per vervoersmiddel
Splits de instructies in drie blokken: met de auto, met het openbaar vervoer, met de taxi of fiets. Houd elk blok kort, vier tot zes regels. De gast leest alleen het blok dat voor hem geldt.
Voor de auto: noem de afrit, het parkeerterrein, de looproute en de parkeertarieven of vergoeding. Voor het openbaar vervoer: noem het dichtstbijzijnde station of halte, de looptijd, en de laatste verbinding na het event. Voor de taxi: het exacte afzetadres, dat soms verschilt van het hoofdadres.
Stap 3: Splits check-in tijd en starttijd
Schrijf nooit alleen 'aanvang 19:00'. Schrijf 'check-in vanaf 18:30, programma start 19:00'. Dit verdeelt de aankomst en voorkomt een rij voor de deur.
Voeg toe wat de gast doet in de tijd voor het programma start: welkomstdrankje, garderobe afgeven, naamkaartje ophalen. Een gast die weet dat er een welkomstdrankje is, komt vroeger en spreidt zo vanzelf de drukte aan de deur.
Stap 4: Vermeld de check-in procedure
Vertel de gast wat hij meeneemt naar de deur: de uitnodiging, een naam, een QR-code, een ID. Zonder deze instructie graaft elke gast in zijn mailbox bij de deur en groeit de rij.
Geef ook aan wat hij niet hoeft mee te nemen. Vertel of er een garderobe is, of jassen mee mogen, en of grote tassen welkom zijn. Een corporate locatie met scherpe huisregels rond bagage moet je expliciet benoemen voor je gasten aanlopen op een verbod.
Stap 5: Geef een telefoonnummer voor onderweg
Eén nummer voor noodgevallen onderweg, met een naam erbij. 'Bel Sanne op 06-... als je vertraging hebt of de locatie niet vindt.' Dit nummer staat de hele aankomstperiode bemand.
Dit nummer is niet je algemene receptie en niet je eventmanager-met-headset. Zet hier een crewmedewerker op die zijn telefoon kan aannemen tijdens het inloopuur. Bij grote events sta je hier met twee personen op, om gelijktijdige bellers af te vangen.
Stap 6: Stuur de instructies twee keer
Stuur de aankomstinstructies een week voor het event en opnieuw de dag ervoor, in de vroege ochtend. De ochtendmail is de praktische: route, weer, parkeren, telefoonnummer. De weekmail is de inhoudelijke: programma, dresscode, eventuele voorbereiding.
Gebruik een korte, scanbare opmaak. Voeg de pin-link en het telefoonnummer in de footer toe, zodat de gast ze terugvindt zonder de mail te openen op een drukke straat.
Voorbeeld: aankomstinstructies voor een bedrijfsevent van 150 gasten
Een avondevent in een evenementenlocatie aan de rand van de stad. Inloop vanaf 18:30, programma 19:00. De parkeerplaats ligt achter het gebouw.
| Onderdeel | Inhoud | Wanneer versturen |
|---|---|---|
| Adres en pin | Locatie + ingang B + Maps-link | Beide mails |
| Met de auto | Afrit + parkeerplaats achter + gratis | Beide mails |
| Met het OV | Station X, 8 min lopen, last train 23:42 | Beide mails |
| Check-in | 18:30 inloop, welkomstdrankje klaar | Beide mails |
| Meenemen | QR-code uit deze mail | Dagmail prominent |
| Noodnummer | Sanne 06-... tussen 18:00 en 20:00 | Dagmail in footer |
Veelgestelde vragen
Wanneer stuur je aankomstinstructies?
Twee keer: een week voor het event en de dag ervoor in de vroege ochtend. De weekmail geeft de gast tijd om vervoer te plannen. De dagmail vangt vergeetachtigheid op en bevat het noodnummer, het weer en eventuele last-minute wijzigingen. Wijzig nooit op de dag zelf de starttijd of de locatie zonder ook telefonisch contact.
Hoe lang moet de aankomsttekst zijn?
Per vervoersmiddel vier tot zes regels. In totaal drie blokjes plus een korte check-in-paragraaf en een noodnummer. Een gast leest deze tekst op zijn mobiel in dertig seconden. Langere teksten worden weggescrolld. Bewaar inhoudelijke programma-informatie voor een aparte mail of de aparte sectie.
Wat als de locatie geen duidelijk ingangsadres heeft?
Geef het hoofdadres voor navigatie en specificeer de ingang in tekst en op een foto. Voeg een tweede pin-link toe voor de exacte ingang. Op de eventdag staat er een crewmedewerker met een staand bord bij de afslag van het navigatieadres naar de daadwerkelijke ingang. Industrieterreinen en bedrijventerreinen vragen om deze extra moeite.
Moet je parkeerkosten vergoeden of expliciet benoemen?
Vermeld altijd wat de gast aan parkeren betaalt en of het wordt vergoed. Een gast die onverwacht twaalf euro afrekent, begint geïrriteerd binnen. Geef bij ingehuurd parkeren een code of QR-code mee. Bij vergoeding leg je het proces vast: voucher bij de receptie, of achteraf declareren via een formulier.
Hoe communiceer je een vertraging op de eventdag?
Stuur één korte sms of pushbericht via je eventapp aan alle gasten die nog onderweg zijn. Vermeld de nieuwe starttijd, de reden in een zin, en het noodnummer. Mail werkt niet voor last-minute updates, gasten checken hun mail niet onderweg. Bouw vooraf een sms-lijst op met telefoonnummers uit de inschrijfformulieren.
Wat zet je in de footer van de aankomstmail?
Naam van de locatie, adres, postcode, pin-link, het noodnummer en de bemande tijden van dat nummer. De footer is het onderdeel dat een gast onderweg snel terugvindt. Houd de footer compact en zichtbaar op een mobiel scherm zonder scrollen. Vermijd handtekeningen en logo-blokken die de praktische info naar beneden duwen.
De volgende beslissing
Met de aankomstinstructies klaar is de check-in setup aan de beurt. Bepaal hoeveel check-in posten je opent voor het inloopuur, welke crewleden ze bemannen en hoe je no-shows in je systeem markeert. De aankomstinstructies en de check-in setup horen bij elkaar.
Over de auteur
Iris
Schrijft over onthaal, crew-briefings en de momenten waarop de gastbeleving valt of staat. Werkt vanuit de gastenkant van Nederlandse B2B-events.