Persmateriaal beschikbaar stellen na je event

Bepaal vooraf wat de pers nodig heeft

Begin niet met verzamelen op de dag zelf, maar bepaal van tevoren welk materiaal je gaat aanleveren. Denk aan een persbericht, een handvol sterke foto's, citaten van sprekers en de belangrijkste feiten en cijfers.

Stem de inhoud af met je opdrachtgever. Wat is de boodschap die moet blijven hangen, en welke namen en functies moeten kloppen? Die afspraken maak je het liefst al in de aanloop, niet als de pers belt.

Verzamel het beeld al tijdens het event

Brief je fotograaf vooraf op de shots die de pers waarschijnlijk wil: het hoofdmoment, herkenbare gezichten, een overzicht van de zaal. Spreek af dat je een eerste selectie nog op de avond zelf of de ochtend erna ontvangt.

Wacht niet op de complete set. Een kleine selectie sterke, bruikbare foto's die snel beschikbaar is, doet meer dan honderden beelden die pas een week later komen, als het nieuws al voorbij is.

Zet alles in één centrale, deelbare map

Verzamel het materiaal op één plek die je met een enkele link kunt delen: een online map of een eenvoudige perspagina. Zo hoeft de journalist niet door losse mails te spitten en weet jij precies wat er buiten ligt.

Geef bestanden logische namen en orden ze in mappen voor beeld, tekst en feiten. Een rommelige map kost de journalist tijd, en tijd is precies wat er na een event niet is.

Schrijf een kort en feitelijk persbericht

Houd het persbericht beknopt: wat gebeurde er, voor wie is het relevant en wat is het nieuws. Zet de kern in de eerste alinea, want dat is het deel dat journalisten daadwerkelijk lezen en overnemen.

Voeg een citaat van je opdrachtgever of een spreker toe en sluit af met een contactpunt. Vermijd opgeklopte taal, want een redactie filtert die er toch uit en het kost je geloofwaardigheid.

Regel de rechten en het naamsgebruik vooraf

Zorg dat de foto's rechtenvrij te gebruiken zijn voor de pers en vermeld duidelijk hoe de fotograaf genoemd moet worden. Niets is vervelender dan beeld dat journalisten niet mogen plaatsen omdat de afspraken onduidelijk zijn.

Let ook op portretrecht: zijn de herkenbaar afgebeelde mensen akkoord met publicatie? Een korte toestemming aan de poort of in de aanmelding voorkomt gedoe achteraf.

Stuur het actief naar de juiste contacten

Wacht niet tot de pers zich meldt. Stuur de link naar de map naar de journalisten die je kent of die zich hebben aangemeld, met een korte begeleidende mail. Een persoonlijke regel werkt beter dan een massamail.

Houd een lijst bij van wie je benadert en wie reageert. Die lijst maakt het na-traject overzichtelijk en is meteen een vertrekpunt voor de volgende editie.

Blijf bereikbaar voor losse vragen

Zet in alle communicatie een duidelijk aanspreekpunt met naam, mail en telefoon. Een journalist die snel iets wil checken, haakt af als hij niemand kan bereiken, en publiceert dan zonder jouw correctie.

Spreek intern af wie de vragen oppakt en hoe snel jullie reageren. Een dag te laat reageren betekent vaak dat het verhaal al zonder je input verschenen is.

Evalueer wat is opgepikt en bewaar het archief

Houd na afloop bij welke publicaties zijn verschenen en welk beeld is gebruikt. Dat overzicht is waardevol voor je opdrachtgever en laat zien wat de pers werkelijk oppikte.

Bewaar de persmap en de resultaten in je archief. Bij de volgende editie heb je dan een vertrekpunt en zie je in één oogopslag wat wel en niet werkte.

Veelgestelde vragen

De volgende beslissing

Met het persmateriaal klaar is de volgende vraag hoe je de opbrengst meet en terugkoppelt aan je opdrachtgever. Bepaal wie de publicaties volgt en hoe je het resultaat samenvat.

Plan dat overzicht net zo bewust als de map zelf. Dan zie je zwart op wit wat het event aan aandacht opleverde, en dat is precies het doel.