Persgesprek inrichten op een event
Een persgesprek op je event richt je in als een apart blok met een vast moment, een eigen ruimte en een vaste woordvoerder, zodat journalisten hun materiaal halen zonder dat het de rest van je programma verstoort. Plan het los van de drukste piek en bereid je sprekers voor op de vragen die je verwacht. Goede voorbereiding scheelt je een rommelig moment voor de camera.
Een persgesprek hoort bij events waar nieuws te halen valt: een lancering, een opening, een mijlpaal van je opdrachtgever. Voor jou als organisator is het een blok dat je net zo strak plant als een keynote of een diner.
Met een vaste opzet houd je grip op de boodschap, de tijd en de ruimte. Deze tips helpen je om het persgesprek in te richten zonder dat het de rest van je dag opslokt.
Bepaal eerst of een persgesprek echt iets toevoegt
Niet elk event vraagt om een persgesprek. Het loont als er nieuws is dat journalisten zelf willen uitvragen: een aankondiging, cijfers, een prominente spreker. Is er vooral sfeer te halen, dan volstaat vaak een persbericht met goed beeldmateriaal.
Stem dit af met je opdrachtgever voordat je iets inplant. Vraag wat de kernboodschap is en wie er namens de organisatie het woord voert. Zonder helder antwoord op die twee vragen is een persgesprek meer risico dan winst.
Kies een moment los van de drukste piek
Plan het persgesprek op een rustig punt in het programma, niet tijdens de inloop of vlak voor een hoofdmoment. Journalisten hebben tijd nodig voor vragen en beeld, en jij wilt niet dat je woordvoerder met een half oog naar de zaal staat.
Een logisch venster ligt vaak kort na het officiële hoogtepunt, als het nieuws vers is maar de hectiek voorbij. Houd het blok compact en communiceer de starttijd vooraf, zodat de pers weet wanneer ze present moeten zijn.
Richt een aparte ruimte in met rust en goed licht
Zoek een ruimte weg van de drukte, met genoeg licht en weinig achtergrondgeluid. Een aparte zaal of een afgeschermd hoek werkt beter dan een plek midden in de zaal waar muziek en stemmen doorheen lopen.
Let op een neutrale of gebrande achtergrond voor het beeld, voldoende stopcontacten voor apparatuur en stoelen voor de woordvoerders. Een statafel voor camera's en een paar zitplekken voor de pers maken het verschil tussen een professioneel en een geïmproviseerd gesprek.
Wijs één woordvoerder en één begeleider aan
Bepaal vooraf wie namens de organisatie spreekt. Eén heldere woordvoerder voorkomt tegenstrijdige antwoorden en houdt de boodschap consistent. Wil je opdrachtgever met meerdere mensen aan tafel, verdeel dan de onderwerpen zodat duidelijk is wie wat behandelt.
Zet er als organisator iemand naast die de tijd bewaakt en de vragen verdeelt. Die begeleider houdt het tempo erin, geeft de beurt en sluit netjes af als het blok om is.
Brief de pers vooraf over tijd, plek en onderwerp
Stuur de aangemelde journalisten van tevoren een korte uitnodiging met het tijdstip, de locatie binnen het event en het onderwerp van het gesprek. Zo komt iedereen voorbereid en voorkom je dat het persgesprek alle kanten op schiet.
Voeg praktische details toe: waar ze zich melden, of er beeld gemaakt mag worden en wie hun aanspreekpunt is. Een persband bij de ingang of een aanmeldpunt voorkomt dat onbekende gezichten zomaar aanschuiven.
Bereid je woordvoerder voor op de lastige vragen
Loop samen met de woordvoerder de vragen door die je verwacht, inclusief de vervelende. Bedenk korte, eerlijke antwoorden en bepaal wat je wel en niet deelt. Een woordvoerder die overvallen wordt, geeft snel een antwoord dat later tegenvalt.
Spreek ook af wat het signaal is om af te ronden en hoe je omgaat met vragen die nog niet beantwoord kunnen worden. Een rustige verwijzing naar een later moment is altijd beter dan een geforceerd antwoord onder druk.
Houd materiaal klaar dat de pers direct kan gebruiken
Leg een korte persmap of een digitale link klaar met de kernfeiten, een paar citaten en rechtenvrij beeld. Hoe makkelijker je het de pers maakt, hoe groter de kans dat je boodschap klopt in de uiteindelijke publicatie.
Zorg dat namen, functies en cijfers vooraf gecontroleerd zijn. Een foutje in een naam of titel dat jij had kunnen voorkomen, leeft daarna een lang leven online.
Sluit af en volg dezelfde dag nog op
Rond het blok op tijd af en bedank de aanwezigen. Wijs nogmaals op het aanspreekpunt voor vragen die later opkomen. Een journalist met een losse vraag wil je niet kwijtraken aan een raadspel.
Stuur dezelfde dag of de ochtend erna het beloofde materiaal na en houd bij wie er was. Die lijst is goud waard voor je opdrachtgever en voor de volgende editie.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een persgesprek en een persmoment?
Een persgesprek is een blok waarin journalisten vragen stellen aan een woordvoerder. Een persmoment is breder: dat kan ook een korte fotogelegenheid of een verklaring zijn zonder uitgebreide vraagronde. Bepaal vooraf welke vorm past bij het nieuws en de tijd die je opdrachtgever heeft.
Hoe lang duurt een persgesprek op een event?
Houd het compact. Een blok dat kort genoeg is om scherp te blijven en lang genoeg voor een paar goede vragen werkt het best. Liever een strak gesprek dat afgerond wordt op een hoogtepunt dan een uitgelopen sessie waarin het onderwerp uitdooft.
Wie mag er bij het persgesprek aanwezig zijn?
Alleen aangemelde journalisten en de mensen die je nodig hebt: de woordvoerder, de begeleider en eventueel een technicus. Werk met aanmelding en een persband, zodat je weet wie er binnen is en je het gesprek beheersbaar houdt.
Moet ik vooraf vragen opvragen bij de pers?
Dat hoeft niet en lukt vaak ook niet. Wel verstandig is om zelf de waarschijnlijke vragen in kaart te brengen en je woordvoerder daarop voor te bereiden. Zo ben je voorbereid zonder dat je de pers stuurt.
Wat doe ik als een journalist over een gevoelig onderwerp begint?
Laat je woordvoerder rustig blijven en bij de afgesproken lijn houden. Een eerlijk 'daar kunnen we nu nog niets over zeggen, ik kom erop terug' is sterker dan een geforceerd antwoord. Zorg dat je die toezegging daarna ook echt nakomt.
De volgende beslissing
Met het persgesprek ingericht is de volgende vraag hoe je het materiaal na afloop verspreidt en welke kanalen je opdrachtgever inzet. Bepaal wie de publicaties volgt en wanneer je de persmap rondstuurt.
Plan dat na-traject net zo bewust als het gesprek zelf. Dan haalt je opdrachtgever het maximale uit het moment, en dat is precies het doel.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.