Auctie op een fundraising-event opzetten
Een veiling midden in een benefietavond kan de opbrengst van de avond verdubbelen, of de sfeer om zeep helpen. Het verschil zit in voorbereiding: de juiste kavels, een goed gebriefde veilingmeester en een strak tijdschema. Dit stappenplan neemt je mee van conceptkeuze tot verwerking van de opbrengst.
Een veiling werkt het best als ze past bij de sfeer van de avond en de portemonnee van de aanwezigen. Een live-veiling trekt aandacht maar haalt het publiek uit gesprekken. Een stille veiling loopt parallel aan het programma maar vraagt meer logistieke aandacht. Bepaal vroeg welk type bij jou past.
Kavels zijn het hart van de veiling. Zwakke kavels leiden tot lage biedingen en stille vergelijkingen. Begin met kavels verzamelen minstens zes weken voor het event. Aankleding en presentatie van de kavels bepaalt mede hoeveel gasten bereid zijn te bieden.
Stap 1: Kies het type veiling
Drie veelgebruikte modellen:
- Live-veiling: een veilingmeester veilt kavels één voor één voor het volledige publiek. Snel, dynamisch en goed voor grote bedragen per kavel. Maximaal vijf tot acht kavels, anders verliest het publiek interesse.
- Stille veiling: kavels liggen tentoongesteld, bezoekers schrijven hun bod op een lijst. Loopt parallel aan diner of borrel. Geschikt voor tien tot twintig kavels, vraagt meer toezicht.
- Combinatie: twee tot drie premium kavels live geveild aan het einde van het diner, de rest stil. Combineert het theater van de live-veiling met de schaal van de stille variant.
Kies op basis van je doelgroep, de avondindeling en het aantal kavels dat je kunt verzamelen.
Stap 2: Verzamel kavels met duidelijke waarde
Goede kavels voor een benefietveiling:
- Ervaringen: een exclusief etentje, een bedrijfsbezoek, een masterclass. Ervaringen roepen emotie op en zijn moeilijk elders te kopen.
- Producten: luxeartikelen, kunst, reistegoedbonnen. Kies items met een duidelijke marktwaarde.
- Diensten: een dag advisering, een fotoshoot, een ontwerp. Werkt goed als de aanbieder bekend is bij het publiek.
Stel per kavel een startprijs vast op pakweg de helft van de marktwaarde. Te laag en het voelt als koopje. Te hoog en er zijn geen biedingen.
Leg de kavel en de startprijs schriftelijk vast per leverancier. Vraag een schriftelijke bevestiging van wat geleverd wordt en wanneer.
Stap 3: Bepaal de veilingopzet en timing
Plan de veiling op het moment in de avond waarop het publiek het meest betrokken is: na het diner maar voor de afsluitende drank, of halverwege een borrel als er genoeg mensen aanwezig zijn.
Voor een live-veiling: reserveer twintig tot dertig minuten. Per kavel reken je op drie tot vijf minuten inclusief introductie.
Voor een stille veiling: open de kavels bij aanvang van het event en sluit de biedingen vijftien minuten voor het einde van het diner. Geef aankondigingen tussendoor: 'over dertig minuten sluiten de lijsten'.
Zorg voor een apart veiling-team van twee tot drie vrijwilligers die de lijsten bewaken, vragen beantwoorden en aan het einde de winnaars noteren.
Stap 4: Brief de veilingmeester
Geef de veilingmeester vóór het event een schriftelijke briefing met:
- Het doel van de avond en het goede doel.
- De kavels op volgorde van veiling, inclusief startprijs en marktwaarde.
- De sfeer en het tempo: feestelijk en luchtig, niet onder druk zetten.
- De biedingsprocedure: kaartjes omhoog, mondelinge bevestiging, wie noteert.
- Wat te doen bij gelijke biedingen.
- De tijdslimiet per kavel.
Plan een korte inloop op de dag zelf: loop de kavels samen door, bespreek het tempo en stem de aankondiging van het goede doel af.
Stap 5: Voer de veiling uit
Start de veiling pas als het publiek rustig zit of staat en de aandacht heeft. Maak een duidelijke aankondiging: wat wordt er geveild, waarvoor gaat de opbrengst, hoe werkt het biedproces.
Bij een live-veiling: houd het tempo hoog. Een kavel die niet loopt, beëindig je snel met de hoogste bieder. Versla de avond niet met een kavel die stil valt.
Bij een stille veiling: laat een crewlid de kavels bewaken en bezoekers aanspreken die lang staan te kijken maar niet bieden. Niet opdringerig, wel actief.
Noteer elke winnaar direct: naam, kavel en bedrag. Geef ze een ontvangstbewijs op de spot.
Stap 6: Verwerk en communiceer de opbrengst
Verwerk betalingen bij voorkeur direct op de avond: pin of betaallink per winnaar. Stuur de kavels binnen de afgesproken termijn na. Volg je op bij winnaars die nog niet betaald hebben.
Communiceer de totale veiling-opbrengst nog op de avond: een kort moment van 'we hebben samen X opgehaald'. Dat is het emotionele slotakkoord van de avond. Laat het niet liggen voor een nieuwsbrief van volgende week.
Stuur winnaars daarna een bedankmail met de betalingsinstructies en de leveringsdatum van hun kavel. Een goede afwikkeling bepaalt of leveranciers volgend jaar opnieuw meedoen.
Voorbeeld: benefietdiner, 120 gasten, combinatie live en stil
Onderstaande tabel toont de verdeling van kavels en tijdslijn voor een benefietdiner met een combinatie van stille en live veiling.
| Type | Aantal kavels | Moment | Tijdsduur | Team |
|---|---|---|---|---|
| Stille veiling | 12 kavels | Van aanvang tot 21:30 | Doorlopend | 2 vrijwilligers + biedingslijsten |
| Aankondiging sluiting | n.v.t. | 21:15 | 2 minuten | Dagvoorzitter |
| Live veiling | 3 premium kavels | 21:45 na dessert | 20 minuten | Veilingmeester |
| Bekendmaking opbrengst | n.v.t. | 22:05 | 3 minuten | Dagvoorzitter |
| Betalingsverwerking | Alle winnaars | 22:05 tot 23:00 | Doorlopend | 1 vrijwilliger met betaalterminal |
Veelgestelde vragen
Hoe bepaal je de startprijs van een veilingkavel?
Stel de startprijs op pakweg de helft van de reële marktwaarde. Dat trekt biedingen aan zonder de kavel te devalueren. Een kavel waarvan de startprijs hoger aanvoelt dan de waarde trekt geen biedingen. Een kavel met een te lage startprijs eindigt soms ook laag: het signaal van lage waarde werkt door in het biedproces.
Moet je btw afdragen over de veiling-opbrengst?
Dat hangt af van of je een btw-plichtige organisatie bent en hoe de veiling is ingericht. Als de organiserende stichting of het goede doel zelf de kavels verkoopt en btw-vrijgesteld is, geldt in veel gevallen geen btw-plicht. Raadpleeg een accountant of fiscalist voor je specifieke situatie, want de regels verschillen per rechtsvorm.
Wat doe je als een kavel bij de live-veiling geen biedingen trekt?
Beëindig de kavel snel en ga door. Probeer niet te redden met lager wordende startprijzen op het podium: dat ondermijnt de geloofwaardigheid van de andere kavels. Overweeg de kavel achteraf te veilen via een directe verkoop aan geïnteresseerden, of bewaar hem voor de volgende editie.
Hoe zorg je dat leveranciers de kavels nakomen?
Leg bij het verzamelen van kavels altijd een schriftelijke bevestiging vast van de leverancier: wat wordt geleverd, binnen welke termijn en met welke voorwaarden. Stuur de winnaar de contactgegevens van de leverancier en volg na drie weken op of de levering heeft plaatsgevonden. Bij problemen is de organisator het aanspreekpunt voor de winnaar.
Werkt een online veiling-tool beter dan papieren lijsten?
Online tools (zoals Bidding Owl of CharityBuzz) maken het biedproces toegankelijker en registreren automatisch. Ze vragen wel technische voorbereiding en werken minder goed als een deel van je publiek niet mobiel biedt. Papieren lijsten zijn laagdrempeliger maar foutgevoeliger bij het uitlezen. Kies op basis van je doelgroep en je eigen technische capaciteit.
De volgende beslissing
Met de veilingopzet vastgelegd is de volgende stap de briefing van je veilingmeester. Die briefing bepaalt het tempo, de toon en de verwachting bij het publiek. Lees daarvoor ook het stappenplan voor het briefen van een auctioneer op een charity-event.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.