AV-techniek voor een congres: setlist en briefing
De AV-setlist voor een congres bevat alles wat je technicus nodig heeft om het geluid en beeld foutloos te leveren: zaalindeling, microfoontype per sessie, projectieopstelling, checkmoment en omgaan met wisselingen tussen sprekers. Stel de lijst op vóór je een AV-leverancier uitvraagt, zodat offertes vergelijkbaar zijn.
AV-problemen op een congres zijn zichtbaar voor iedereen in de zaal en moeilijk te herstellen terwijl het programma loopt. Een te zachte microfoon, een beamer die te laat opwarmt of een slide-overgang die niet werkt trekt de aandacht van de spreker weg. Een goede setlist voorkomt de meeste van deze problemen.
De setlist is geen productspecificatie. Het is een overzicht van wat er op de dag moet gebeuren, in welke volgorde, en wie welke handelingen uitvoert. Je AV-leverancier vertaalt die setlist naar materiaallijst en personeel.
Stap 1: Bepaal het programma en de zaalindeling
Voordat je ook maar één stuk apparatuur op de lijst zet, heb je twee dingen nodig: het definitieve programmaschema en de zaalindeling. Beide bepalen de AV-keuzes.
Vragen om te beantwoorden:
- Hoeveel parallelle zalen zijn er?
- Zijn er sessies waarbij meerdere sprekers tegelijk op het podium staan?
- Is er een plenaire opening en afsluiting?
- Zijn er video-inladen, live demonstraties of externe verbindingen?
Elke extra zaal is een extra geluidszone. Elke live verbinding vraagt aparte technische voorbereiding.
Stap 2: Stel de microfoonopstelling vast per sessie
Microfoonkeuze per sessieformat:
- Keynote, één spreker aan een lessenaar: vaste microfoon of clip-on aan het jasje
- Keynote met bewegende spreker: draadloze clip-on (bodypack)
- Panel, meerdere sprekers aan tafel: één clip-on per panellid
- Q&A met publiek: één of twee draadloze handmicrofoons die door de zaal lopen
- Workshop met deelnemers-interactie: microfoon op statief of meerdere handmics
Tel het totale aantal draadloze kanalen op. Draadloze microfoons op dezelfde frequentie storen elkaar. Laat je leverancier de frequentiekaart invullen.
Stap 3: Kies projectie of LED-wall per zaal
De keuze tussen beamer en LED-wall hangt af van zaalgrootte, belichting en budget.
Beamer: geschikt voor zalen tot ruim honderd plekken met te verduisteren omgeving. Nadeel: opwarmtijd, gevoeligheid voor tegenlicht, lamp verslaat.
LED-wall: geschikt voor grotere zalen en omgevingen met daglicht of festivalverlichting. Voordeel: altijd helder, geen afstand nodig. Nadeel: hogere huurprijs, meer opbouwtijd.
Leg in de setlist per zaal vast: schermtype, beeldverhouding, resolutie en de bestandsformaten die sprekers kunnen aanleveren. Verplicht HDMI of USB-C adapters als standaard: niet elke laptop heeft dezelfde aansluiting.
Stap 4: Plan de geluidscheck
Een geluidscheck van minder dan dertig minuten is te krap voor een meerdaagse of meerzaalsevent. Reken op minimaal zestig minuten per zaal voor de eerste check, liefst de dag voor het event.
Geluidscheck-agenda:
- Sprekersmicrofoons aanzetten en niveau instellen per persoon
- Muziek- of video-inladen testen op volume en sync
- Terugkoppeling (feedback) op de monitorluidspreker uitsluiten
- Presentatielaptop(s) testen op beeldoverdracht
- Backup-laptop gereed zetten
Elke spreker die de zaal in komt loopt altijd langs de geluidscheck. Geen uitzonderingen.
Stap 5: Stel de AV-tijdlijn op
De AV-tijdlijn is een aparte kolom in je draaiboek. Noteer voor elk programmamoment:
- Welke microfoons aan moeten
- Welke slides of video's actief zijn
- Wie het beeldscherm bedient
- Wanneer er een omschakeling plaatsvindt
Ga ervan uit dat sprekers wisselen sneller gaan dan verwacht. Plan een changeover van minimaal twee minuten per sprekerwisseling in de setlist, ook als het programma minder tijd geeft. De technicus kan niet wachten tot de volgende spreker zijn jack aansluit als het podium al live is.
Stap 6: Brief je technicus
Lever de technicus minimaal twee weken voor het event:
- De definitieve setlist met programmaschema
- Het zaalkleurtekening met plaatsing apparatuur
- Contactgegevens van de programmaverantwoordelijke op de dag
- Lijst met alle sprekersnamen en hun microfoontype
Plan een telefonisch overleg van dertig minuten na het aanleveren van de setlist. De technicus signaleert dan onduidelijkheden die je niet ziet vanuit de planning. Laat je niet verrassen op de dag zelf door een vraag die vorige week al gesteld had kunnen worden.
Voorbeeld: eendaags congres, 280 deelnemers, twee zalen
Onderstaande setlist geldt voor een eendaags congres met één plenaire zaal (200 stoelen) en één break-outsessiezaal (80 stoelen). Programma loopt van 09:00 tot 17:30.
| Zaal | Sessieformat | Microfoon | Projectie | Checkmoment |
|---|---|---|---|---|
| Plenair | Keynote (1 spreker) | Draadloze clip-on | Beamer 5.000 lumen | 08:00 - 08:45 |
| Plenair | Panel (3 sprekers) | 3x clip-on + 1x handmic Q&A | Beamer 5.000 lumen | Doorlopend |
| Break-out | Workshop (30 deeln.) | Microfoon op statief | 65" TV aan muur | 08:45 - 09:00 |
| Plenair | Afsluiting + video | Clip-on + audio-inladen | Beamer + extra luidspreker | Check na lunch |
Veelgestelde vragen
Hoeveel technische medewerkers heb je nodig bij een congres?
Voor een eenzaals congres tot 150 deelnemers volstaat één technicus met een assistent. Voeg bij elke extra zaal één medewerker toe. Bij live streaming of uitgebreide video-productie reken je op een aparte videotechnicus naast de geluidstechnicus.
Kan een spreker zijn eigen laptop gebruiken?
Ja, maar verplicht altijd een backup. Laat sprekers hun presentatie ook aanleveren op een USB-stick of via een cloudlink. Laptops verbinden soms niet bij de eerste poging; een backup op de regiebalie voorkomt een koud zweet op het podium.
Wat kost AV-huur bij een congres?
Dat varieert sterk op basis van zaalgrootte, aantal microfoons en projectietype. Vraag altijd minimaal twee offertes aan op basis van dezelfde setlist. Vergelijkbare setlists leveren vergelijkbare offertes op; zonder setlist vergelijk je appels met peren.
Hoe ga je om met een spreker die te laat aankomt voor de geluidscheck?
Plan de check met een marge van vijf minuten. Als een spreker te laat is, pas je de microfoon aan tijdens de inleiding door de dagvoorzitter terwijl het publiek nog zit. Zorg dat de technicus het niveau snel kan bijstellen. Leg deze procedure vast in de technische briefing.
Wat is het verschil tussen een monitor en een luidspreker bij AV?
Luidsprekers zijn gericht op het publiek. Monitors zijn gericht op het podium, zodat de spreker zijn eigen stem hoort. Bij grotere zalen zonder monitors hoort een spreker zichzelf niet terug en gaat hij harder praten, wat tot feedback leidt. Vraag altijd om podiummonitoring bij zalen groter dan een klaslokaal.
De volgende beslissing
Met de AV-setlist klaar ga je je technicus briefen en offertes vergelijken. De volgende stap is het draaiboek voor het congres: hoe combineer je de AV-tijdlijn met de logistiek van sprekers, catering en aankomst van deelnemers.
Over de auteur
Iris
Schrijft over onthaal, crew-briefings en de momenten waarop de gastbeleving valt of staat. Werkt vanuit de gastenkant van Nederlandse B2B-events.