AV-techniek voor een festival: setlist en productieplanning
De AV-setlist voor een festival verschilt fundamenteel van die voor een congres: je werkt met meerdere podia, kortere changeovers en artiesten met eigen riders. Stel per podium een aparte setlist op, stem die af op de riders en lever alles uiterlijk vier weken voor het festival aan je productieleider.
Festival-AV draait om snelheid en herhaalbaarheid. Een changeover van tien minuten tussen twee acts op een druk podium vraagt een technisch team dat elke handeling zonder overleg uitvoert. Dat lukt alleen als de setlist per podium volledig is en iedere technicus zijn positie kent voor de dag begint.
Anders dan bij een congres bepalen artiest-riders een groot deel van de setlist: welke monitors, hoeveel in-ear kanalen, welke backline ze zelf meebrengen en wat de productie levert. Zet de riders in een vroeg stadium om naar een technische setlist, zodat je weet wat je moet aanschaffen of huren.
Stap 1: Map alle podia en zones
Maak een lijst van elk podium, tent en audiozone op het festivalterrein. Noteer per zone:
- Maximale capaciteit van het publiek
- Omgeving (open lucht, tent, indoor)
- Aansluiting op stroom en netwerk
- Afstand tot het dichtstbijzijnde geluidsscherm of woning (voor geluidsnormen)
Elk podium krijgt een naam of letter die in alle communicatie en de setlist terugkomt. Werk met dezelfde codering in je draaiboek, de briefing voor de tech crew en de communicatie met artiesten.
Stap 2: Stel het geluidspakket samen per podium
Per podium noteer je:
- Mengtafel: FOH (front of house) en monitor apart of gecombineerd
- Luidsprekersysteem: type en opstelling
- Subwoofer-configuratie
- Aantal monitorwedges of in-ear-systemen
- Aantal microfoonlijnen en DI-boxen
- Backline die de productie levert (drumkit, versterkers)
Vergelijk dit pakket met de riders van elke artiest. Artiesten die hun eigen geluidstechnicus meebrengen geven aan op welk systeem ze rijden. Stem af wie verantwoordelijk is voor de FOH-mix: de artiest-technicus of de productietechnicus.
Noteer conflicten vroeg. Een artiest die een specifiek mengsysteem vereist dat je al verhuurd hebt aan een ander podium vraagt een herplanning of een extra huurcontract.
Stap 3: Kies de lichtset per podium
Lichtsets voor festivals volgen de podiumbezetting en het tijdstip van optreden.
- Overdag: kleurtemperatuur hoog, weinig tonal contrast. Statische spots met frontlicht volstaan.
- Avond: dynamische verlichting, moving heads, stroboscoop op aanvraag artiest.
- Nighttime headliner: volledige productie met follow-spots, LED-bar, haze en synchronisatie met muziek.
Leg in de setlist per act het lichtformat vast. Artiesten met een eigen lichtoperator leveren hun eigen show-file. Zorg dat de console die je huurt de show-files van die artiesten kan inladen.
Stap 4: Plan de changeovers realistisch
Een changeover is de tijd tussen het einde van één act en het eerste geluid van de volgende. Alles dat daarin gebeurt: afbouwen backline vorige act, opbouwen backline volgende, soundcheck nieuwe act, eventuele podiumdecorwisseling.
Vuistregel voor changeovertijden:
- Eenvoudige akoestische of elektronische act: 10-15 minuten
- Band met volledige backline-wissel: 20-30 minuten
- Productieswitch met podiumdecorwisseling: 30-45 minuten
Plan op basis van werkelijkheid, niet op basis van wat het programma toestaat. Een te krappe changeover leidt tot een vertraagd programma of een onvolledige soundcheck. Beide schaden het optreden én de festivalervaring.
Stap 5: Organiseer de tech crew per podium
Elk podium heeft minimaal een podiumhoofd nodig: één persoon die verantwoordelijk is voor de AV-uitvoering op dat podium. Het podiumhoofd is het centrale aanspreekpunt voor artiesten, het productiekantoor en de artiest-technici.
Typische bezetting per podium:
- 1 FOH-technicus (geluid naar publiek)
- 1 monitortechnicus (geluid naar podium)
- 1 lichtoperator
- 1-2 backline-technici (opbouwen en slopen)
- 1 stagemanager (coördinatie tijdlijn en communicatie)
Vergroot dit team bij langere dagen of zwaardere productie. Medewerkers die meer dan twaalf uur werken presteren aan het einde van de dag merkbaar minder. Plan wisselingen in voor festivaldagen die langer duren dan een standaardwerkdag.
Stap 6: Plan de soundchecks voor aanvang
Soundchecks voor publieksopening zijn de meest waardevolle tijd op een festivaldag. Elk podium reserveert blokken per act, in omgekeerde programmavolgorde: het eerste optreden checkt als laatste.
Soundcheck-agenda per act:
- Backline opgebouwd en ingespeeld
- Drumkit gestemd en gemicrofooneerd
- Alle kanalen gebalanceerd in FOH
- Monitor-mix afgestemd met artiest of artiest-technicus
- Eventueel korte run-through op verzoek artiest
Leg de checkblokken vast in de setlist en communiceer ze aan alle betrokkenen. Een artiest die te laat arriveert verliest zijn checkblok. Schrijf dat als beleid in het artiest-contract.
Voorbeeld: tweedaags festival, twee hoofdpodia, één tentpodium
Onderstaande tabel toont de AV-opzet voor een tweedaags festival met twee buitenpodia (600 en 300 bezoekers) en één besloten tent (150 bezoekers).
| Podium | Systeem | Changeover | Tech crew | Licht |
|---|---|---|---|---|
| Hoofdpodium A | Full PA + subs, 32-kanaals FOH | 25 min | FOH + monitor + 2x backline + stagemanager | Moving heads + follow-spot + haze |
| Podium B | Mid-size PA, 24-kanaals FOH | 20 min | FOH + 1x backline + stagemanager | LED-bar + statische spots |
| Tent C | Club-installatie, 16-kanaals | 15 min | FOH gecombineerd + 1x backline | LED-par + stroboscoop op aanvraag |
Veelgestelde vragen
Wat is een artiest-rider en wat moet je ermee?
Een rider is een lijst met technische en hospitality-eisen van een artiest. De technische rider beschrijft welke apparatuur en welke opstelling de artiest verwacht. Verwerk alle technische riders in je setlist voor je de huurcontracten sluit. Zo weet je precies wat je al hebt en wat je nog moet regelen.
Hoe ga je om met geluidsoverlast op een outdoor festival?
Vraag de gemeente welke geluidsnormen gelden voor je locatie en op welke meetpunten ze meten. Huur een geluidsmonitor die continu de dB-waarden bijhoudt op die punten. Brief je FOH-technicus op de maximale niveaus. Bij overschrijding grijpt de stagemanager direct in.
Moet elke act een eigen soundcheck hebben?
In principe wel, maar bij een druk programma of een overvol soundcheck-schema kies je soms voor een line-check: alle kanalen controleren zonder volledige balans. Een line-check duurt korter maar geeft minder garantie op geluidskwaliteit. Reserveer de volledige soundcheck voor de headliners.
Wanneer heb je een in-ear-systeem nodig in plaats van monitorwedges?
In-ear systemen zijn geschikt voor acts die veel bewegen op het podium, voor kleine podia waar monitorwedges de geluidsniveaus op het podium te hoog opvoeren, of voor acts die hun eigen in-ear-systeem meebrengen. Vraag dit na in de rider. In-ear vraagt extra kanalen op de monitortafel.
Wat doe je als een artiest zijn eigen geluidstechnicus meebrengt?
Regel een briefing voor de dag: jouw productieteam legt uit wat het systeem is en wat de huurlimieten zijn. De artiest-technicus rijdt daarna zelfstandig op jouw systeem maar overlegt bij twijfel met de podium-FOH-technicus. Benoem één contactpersoon per podium voor artiest-technici.
De volgende beslissing
Met de AV-setlist per podium gereed ga je de artiesten bevestigen en de riders verwerken in inkooporders. De volgende stap is de productietijdlijn voor het festival: wanneer huur je af, wanneer bouw je op en hoe coordineer je leveranciers op het terrein.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.