Een centraal informatiepunt voor bezoekers inrichten

Kies een plek die bezoekers vanzelf vinden

Een informatiepunt werkt alleen als bezoekers het zonder zoeken vinden. Plaats het op de natuurlijke looproute, bij voorkeur kort na de entree, op een plek die overzichtelijk en goed verlicht is. Een infopunt in een hoek waar niemand komt, mist zijn doel, hoe goed het ook bemand is.

Let erop dat de plek niet de doorstroming blokkeert. Bezoekers die blijven staan om iets te vragen, mogen geen file veroorzaken bij de ingang. Iets uit de hoofdstroom, maar wel in het zicht, is vaak de beste positie.

Maak het punt herkenbaar van een afstand

Bezoekers moeten van een afstand zien dat dit de plek is om iets te vragen. Werk met duidelijke, hoge bewegwijzering en een herkenbare aankleding, zodat het punt boven de drukte uitsteekt. Een onopvallende tafel wordt niet gevonden, ook al staat hij op de juiste plek.

Gebruik consistente bewoording op je signage door het hele event, zodat bezoekers het woord terugzien dat ze zoeken. Verwijs ook vanaf andere plekken naar het infopunt, zodat iemand die ergens anders vastloopt weet waar hij heen moet.

Bemand het met mensen die de antwoorden kennen

De waarde van een infopunt staat of valt met de bemensing. Zet er mensen neer die het event, de plattegrond en het programma echt kennen, niet de eerste de beste die over was. Een bezoeker die een vraag stelt en een onzeker antwoord krijgt, vertrouwt het punt daarna niet meer.

Plan voldoende bemensing voor de piekmomenten, vooral rond de entree en de pauzes. Eén persoon die het op rustige momenten afkan, raakt op het drukste kwartier overspoeld, en juist dan ontstaan de meeste vragen.

Geef de bemensing een actueel antwoordoverzicht

Rust het infopunt uit met een kort, actueel overzicht van de meest gestelde vragen en hun antwoorden: tijden, locaties, wifi, garderobe, eerste hulp, programmawijzigingen. Dan geeft iedereen aan de balie hetzelfde, kloppende antwoord, ongeacht wie er staat.

Werk dat overzicht bij zodra er iets verandert op de dag. Een programmawijziging die niet bij het infopunt aankomt, leidt tot tegenstrijdige informatie en dat ondermijnt het vertrouwen sneller dan welke andere fout.

Regel een lijn om snel op te schalen

Niet elke vraag kan de balie zelf beantwoorden: een verloren kind, een medisch probleem, een boze gast. Spreek vooraf af naar wie het infopunt dat soort situaties doorzet en hoe ze die persoon snel bereiken. Een balie zonder achtervang loopt vast op de eerste vraag die buiten het standaardlijstje valt.

Geef de bemensing een communicatiemiddel, een portofoon of een directe lijn, naar de coördinatie. Snel kunnen opschalen is wat een infopunt onderscheidt van een tafel met goede bedoelingen.

Maak het ook het punt voor gevonden voorwerpen en meldingen

Het infopunt is de logische plek voor gevonden voorwerpen, voor het melden van iets dat niet klopt en voor bezoekers die ergens last van hebben. Bundel die functies bewust, want bezoekers verwachten ze daar en het scheelt je losse aanspreekpunten over het terrein.

Leg vast hoe je met gevonden voorwerpen en meldingen omgaat, zodat ze niet op de balie blijven liggen maar netjes worden geregistreerd en opgevolgd. Een gast die iets kwijt is, onthoudt vooral of hij geholpen werd.

Evalueer welke vragen het vaakst kwamen

Laat de bemensing bijhouden welke vragen het meest terugkwamen. Dat is gratis onderzoek naar wat op je event onduidelijk was: ontbrekende bewegwijzering, een onlogische plattegrond, een programma dat niet helder gecommuniceerd was.

Gebruik die lijst om je volgende editie te verbeteren. Een vraag die honderd keer aan de balie kwam, los je voor de volgende keer beter op met een bordje of een duidelijke communicatie vooraf dan met nog een baliemedewerker.

Veelgestelde vragen

De volgende beslissing

Met het informatiepunt ingericht ligt de vervolgvraag klaar: hoe je de vragen die het vaakst aan de balie komen, voor de volgende editie aan de bron oplost. Het beste infopunt is uiteindelijk het infopunt dat bezoekers minder nodig hebben, omdat de bewegwijzering en de communicatie vooraf al kloppen. En dat is precies waar de evaluatie van je balie je naartoe stuurt.