Brandalarm op je event: protocol
Een brandalarm op een vol event is geen moment om na te denken, maar om te handelen. Dat lukt alleen als je vooraf hebt bepaald wie wat doet en je crew dat kent.
Een brandalarm is zeldzaam, maar als het afgaat telt elke seconde. Het verschil tussen een ordelijke ontruiming en chaos zit niet in geluk, maar in de voorbereiding.
Dit speelboek laat zien hoe je een brandalarmprotocol opstelt dat je crew op de dag echt kan uitvoeren, zonder dat ze hoeven na te denken.
Stem het protocol af met de locatie
Elke locatie heeft een eigen ontruimingsplan, ontruimingsinstallatie en bedrijfshulpverlening. Begin daar, in plaats van iets nieuws te bedenken.
Vraag de locatie hoe het alarm werkt, wie het mag bevestigen of stilzetten en wat hun rol is bij een ontruiming. Jouw protocol vult dat aan, het vervangt het niet.
Wijs vooraf rollen toe
Bij een alarm moet meteen duidelijk zijn wie de leiding heeft. Wijs één persoon aan die beslist en de ontruiming aanstuurt, en koppel crewleden aan vaste taken: bij de uitgangen, bij het podium, bij de minder mobiele gasten.
Een crew met vaste rollen handelt direct. Een crew die op de dag pas hoort wat te doen, staat stil op het moment dat het ertoe doet.
Leg de ontruimingsroutes en verzamelplek vast
Bepaal welke uitgangen je gebruikt en waar gasten naartoe gaan. Houd de nooduitgangen de hele dag vrij van kratten, kabels en decor, want een geblokkeerde uitgang maakt elk protocol waardeloos.
Kies een verzamelplek op veilige afstand van het gebouw en de aanrijroute van de hulpdiensten, en zorg dat je crew die plek kent.
Spreek af hoe je communiceert
Bij een alarm wil je rust uitstralen en duidelijke instructies geven. Spreek vooraf af wie via de geluidsinstallatie spreekt en met welke kernboodschap, en hoe je crew onderling contact houdt als het rumoerig is.
Korte, eenduidige instructies voorkomen dat gasten gaan twijfelen of de verkeerde kant op lopen.
Denk aan gasten die niet snel weg kunnen
Niet iedereen kan zelfstandig en snel naar buiten. Weet vooraf waar mindervalide gasten zitten en wijs crew aan die hen begeleidt.
Neem dit mee in je rolverdeling, zodat het begeleiden van deze gasten niet pas op het moment zelf iemand invalt.
Brief je crew tot het zit
Een protocol op papier dat niemand kent, helpt niet. Loop het voor aanvang kort door met je hele crew: wat het alarm is, wie de leiding heeft, welke route en waar de verzamelplek is.
Laat iedereen weten dat ze bij twijfel altijd ontruimen. Liever een keer te veel naar buiten dan een keer te laat.
Veelgestelde vragen
Heb ik een eigen protocol nodig als de locatie er al een heeft?
Ja, maar als aanvulling. Het locatieplan dekt het gebouw, jouw protocol dekt jouw opstelling, je crewrollen en je specifieke gasten. Stem ze op elkaar af zodat ze elkaar versterken en niet tegenspreken.
Wie mag besluiten om te ontruimen?
Spreek vooraf af wie die bevoegdheid heeft, meestal in overleg met de bedrijfshulpverlening van de locatie. Eén duidelijke beslisser voorkomt dat niemand of juist iedereen tegelijk de leiding neemt.
Hoe houd ik de nooduitgangen de hele dag vrij?
Maak het iemands taak om er gedurende de dag op te letten. Bij opbouw en tijdens drukke momenten belanden er snel kratten of kabels voor een uitgang. Een vaste controle voorkomt dat.
Moet ik de ontruiming oefenen?
Een volledige oefening is vaak niet haalbaar, maar de briefing en het mentaal doorlopen van de routes met je crew wel. Zorg dat iedereen zijn rol en de route kent voordat de gasten binnen zijn.
De volgende beslissing
Bouw je protocol op het ontruimingsplan van de locatie en vul het aan met jouw rollen, routes en gasten. Een protocol dat aansluit op wat er al is, werkt beter dan een los document.
De belangrijkste stap is de briefing. Een crew die weet wat te doen, maakt het verschil op het enige moment dat dit protocol er echt toe doet.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.