Briefingdocument voor je leveranciers schrijven
Een leverancier die niet weet wanneer hij mag laden of bij wie hij zich meldt, kost je tijd op het drukste moment van de dag. Een goede briefing voorkomt dat door precies te geven wat hij nodig heeft, niet meer.
Je leveranciers maken samen je event, maar ze zien jouw plan niet vanzelf. Wat voor jou vanzelfsprekend is, is voor de cateraar of de technicus een open vraag: waar laad ik, wanneer, en bij wie meld ik me?
Dit speelboek laat zien hoe je een briefingdocument schrijft dat je leveranciers ook echt gebruiken, met alleen de informatie die zij nodig hebben.
Geef elke leverancier zijn eigen briefing
Een algemeen draaiboek waarin iedereen zijn stukje moet zoeken, leest niemand. Geef elke leverancier een briefing met alleen wat voor hem geldt: zijn tijden, zijn plek, zijn taken.
Hoe gerichter het document, hoe groter de kans dat het gelezen wordt en dat de afspraken kloppen op de dag.
Zet de praktische basis bovenaan
Begin met de informatie die een leverancier als eerste nodig heeft: het adres, de laad- en losplek, de aanrijroute en de openingstijden van het terrein. Dat zijn de vragen die anders precies op het drukste moment binnenkomen.
Voeg een plattegrond toe met de plek die voor deze leverancier relevant is, zodat hij niet hoeft te zoeken.
Maak de tijden concreet
Vage tijden leiden tot leveranciers die te vroeg of te laat komen. Geef per taak een concreet tijdvenster: wanneer mag hij opbouwen, wanneer moet hij klaar zijn, wanneer breekt hij af.
Stem die tijden af met je andere leveranciers, zodat de cateraar niet staat te wachten op de technicus die nog aan het opbouwen is.
Noem één contactpersoon
Een leverancier moet op de dag weten bij wie hij terechtkan. Zet één naam en telefoonnummer in de briefing, van iemand die echt bereikbaar is en kan beslissen.
Meerdere contactpersonen leiden tot verwarring. Eén duidelijk aanspreekpunt lost vragen sneller op dan een lijst met namen.
Beschrijf wat je verwacht, niet hoe ze hun vak doen
Een goede briefing zegt wat het resultaat moet zijn, niet hoe de vakman zijn werk doet. Beschrijf de gewenste opstelling, het aantal gasten en de gevoelige momenten, en laat de invulling aan de leverancier.
De cateraar weet zelf hoe hij kookt. Hij weet alleen niet dat de toost om een bepaald moment valt, tenzij jij het hem vertelt.
Houd het kort en bevestig de ontvangst
Een briefing van vele pagina's wordt niet gelezen. Houd het zo kort als kan en zet de kern op de eerste pagina.
Vraag elke leverancier om de ontvangst te bevestigen en de tijden te checken. Een akkoord vooraf voorkomt verrassingen en geeft je een afspraak om naar te verwijzen.
Veelgestelde vragen
Moet elke leverancier een aparte briefing krijgen?
Idealiter wel. Een gerichte briefing met alleen de relevante informatie wordt veel beter gelezen dan een algemeen draaiboek waarin iedereen zijn eigen deel moet uitzoeken. Het kost je iets meer werk vooraf en bespaart veel vragen op de dag.
Wat hoort er minimaal in?
Adres en laad- en losplek, de aanrijroute, concrete tijdvensters per taak, één contactpersoon met telefoonnummer en een korte beschrijving van wat je verwacht. Voeg een plattegrond toe met de plek die voor deze leverancier telt.
Hoe gedetailleerd moet ik de taken beschrijven?
Beschrijf het resultaat en de momenten die ertoe doen, niet hoe de leverancier zijn vak uitoefent. Hij weet hoe hij zijn werk doet, hij weet alleen jouw planning en gevoelige momenten nog niet.
Wanneer stuur ik de briefing?
Ruim voor de dag, zodat de leverancier de tijden kan checken en eventuele knelpunten op tijd meldt. Vraag om een bevestiging, zodat je zeker weet dat het document is aangekomen en gelezen.
De volgende beslissing
Schrijf de briefing niet voor jezelf, maar voor de leverancier die hem op een drukke ochtend openslaat. Alleen wat hij nodig heeft, op de plek waar hij het zoekt.
Vraag altijd om een bevestiging van de tijden. Dat ene akkoord vooraf scheelt je de telefoontjes op het moment dat je ze het minst kunt gebruiken.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.