Cadeau- en goodiebags voor evenementen
Een goodiebag vol folders en gadgets belandt in de eerste prullenbak. Een cadeau dat gasten echt meenemen, kies je vanuit je publiek en niet vanuit wat er goedkoop in te kopen is.
Een goodiebag is een belofte: dit hebben we voor je klaargemaakt. Als de tas dan vol blijkt te zitten met folders en wegwerpgadgets, werkt dat tegen je in plaats van voor je.
Dit speelboek laat zien hoe je cadeaus en goodiebags samenstelt die gasten meenemen en gebruiken, en hoe je de uitgifte soepel laat verlopen.
Begin bij wat je publiek waardeert
Een goed cadeau zegt dat je je gast kent. Denk vanuit wie er komt en wat die persoon echt kan gebruiken, in plaats van vanuit wat er voorradig is bij de leverancier.
Een item dat past bij het thema of de doelgroep, blijft hangen. Een willekeurige gadget met een logo erop verdwijnt in een la.
Kies kwaliteit boven aantal
Een tas vol losse spullen voelt goedkoper dan één doordacht item, hoeveel het er ook zijn. Liever één ding dat een gast wil houden dan vijf die hij weggooit.
Een enkel goed cadeau straalt ook meer af op je opdrachtgever dan een volle tas met rommel. De indruk telt zwaarder dan het gewicht.
Houd het draagbaar en meeneembaar
Gasten reizen met de trein, lopen rond en hebben hun handen vol. Een cadeau dat zwaar, breekbaar of onhandig groot is, blijft liggen, hoe leuk het ook is.
Toets elk item op de vraag of een gast het makkelijk mee naar huis krijgt. Wat niet in een tas of jaszak past, kun je beter opsturen of weglaten.
Wees terughoudend met drukwerk
Folders en flyers zijn het eerste wat een gast eruit haalt en weggooit. Als informatie belangrijk is, deel die dan digitaal, via een korte verwijzing of een code.
Een goodiebag zonder papier voelt meteen waardevoller en bespaart je bovendien de verspilling van stapels ongelezen drukwerk.
Regel de uitgifte zonder rij
Cadeaus uitdelen kan een knelpunt worden, juist op het drukke vertrekmoment. Bepaal waar en wanneer je uitdeelt: bij binnenkomst, op de stoel of bij vertrek.
Uitdelen bij vertrek voorkomt dat gasten de hele avond met een tas rondlopen, maar vraagt genoeg uitgiftepunten zodat er geen rij ontstaat bij de deur.
Bestel met een marge en een afzetplan
Reken op een ruime marge boven je verwachte aantal, want er komen altijd net iets meer mensen of er gaat iets mis. Bedenk vooraf ook wat je met de overgebleven cadeaus doet.
Een restant dat je crew meekrijgt of dat naar een goed doel gaat, is beter dan een doos die blijft staan. Plan dat in plaats van het achteraf te bedenken.
Veelgestelde vragen
Hoeveel moet er in een goodiebag?
Liever weinig en goed dan veel en goedkoop. Eén doordacht item dat past bij je publiek werkt beter dan een volle tas met losse spullen die de gast bij de eerste prullenbak leeggooit.
Wanneer deel ik de cadeaus het beste uit?
Uitdelen bij vertrek voorkomt dat gasten de hele avond met een tas zeulen, maar zorg dan voor genoeg uitgiftepunten zodat er geen rij ontstaat. Bij binnenkomst of op de stoel kan ook, afhankelijk van het item.
Moet ik folders en flyers meegeven?
Liever niet. Drukwerk is het eerste wat gasten weggooien. Deel belangrijke informatie digitaal via een korte verwijzing of code. Dat voelt waardevoller en scheelt verspilling.
Hoeveel cadeaus bestel ik?
Reken op een ruime marge boven je verwachte aantal, want er komen vaak net iets meer mensen. Bedenk vooraf wat je met het restant doet, bijvoorbeeld meegeven aan crew of doneren, zodat er niets blijft staan.
De volgende beslissing
Kies het cadeau vanuit je gast, niet vanuit de catalogus van de leverancier. Eén ding dat iemand wil houden, doet meer voor de indruk van je event dan een tas vol vulling.
Bepaal als laatste de logistiek: waar, wanneer en hoeveel. Een goed cadeau dat in een rij of een lege doos eindigt, mist alsnog zijn doel.
Over de auteur
Iris
Schrijft over onthaal, crew-briefings en de momenten waarop de gastbeleving valt of staat. Werkt vanuit de gastenkant van Nederlandse B2B-events.