Hoeveel inchecktafels heb je nodig?
Reken inchecktafels niet op je gastenaantal, maar op je piekaankomst. Een gala van vierhonderd gasten in vijftien minuten heeft drie keer zoveel tafels nodig als een open dag met dezelfde aantallen over twee uur. Vermenigvuldig piekgasten met scantijd in seconden, deel door je venster maal zestig.
Live calculator
Vul piekgasten, venster en scantijd in. De uitkomst past zich direct aan.
De formule
Incheck is een doorstromings-probleem, niet een gastenaantal-probleem. De truc zit in hoeveel mensen er tegelijk hun ticket willen tonen. Bij een conferentie is dat het halfuur voor aanvang. Bij een gala het kwartier voor het diner.
Eén tafel verwerkt ongeveer 60 personen per minuut bij een QR-scan. Zakt naar 30 bij een fysieke pas-check. Bij badge-printen ter plekke kom je op 15. Reken altijd één recovery-tafel extra voor incidenten en losse aanmeldingen.
TTafels nodigGGasten in piekSScantijd per gast in secondenVPiekvenster in minuten
Vuistregels per type evenement
Aantal tafels per type incheck en piekgrootte.
| Type incheck | Sec per gast | 200 in 15 min | 500 in 15 min | 1000 in 15 min |
|---|---|---|---|---|
| QR-scan via app | 8 | 2 | 5 | 9 |
| Pas-check fysiek | 15 | 4 | 9 | 17 |
| Naam-zoeken op lijst | 20 | 5 | 12 | 23 |
| Badge ter plekke printen | 30 | 7 | 17 | 34 |
| Registratie en badge | 45 | 10 | 25 | 50 |
Werkend voorbeeld
Een congres met 500 gasten, deuren open dertig minuten voor aanvang. Pas-check fysiek. Verwachting: 70% komt in de laatste twintig minuten.
Piekaankomst: 350 gasten in 20 minuten. Pas-check 15 sec per gast. T = (350 × 15) ÷ (20 × 60) = 4,38. Afgerond op vijf tafels. Plus één recovery-tafel: zes tafels in totaal.
Wat dit niet vangt
Drie zaken die de formule niet vangt.
Late aankomers dwingen je open te blijven
De berekening dekt de piek, niet de uitlopers. Plan één tafel die dertig minuten na de start nog open is. Late aankomers en herregistraties anders blokkeren je crew.
Pas-check faalt bij druk
Bij grote events met enkel pas-check kan een blokkade ontstaan: vergeten passen, blauwe schermen, foute scans. Reken op één tafel voor incidenten en problemen.
Badge-printen is een bottleneck
Ter plekke printen is twee tot drie keer trager dan een lijst-check. Doe badges vooraf via post of een aparte pickup-zone, niet bij de hoofdingang.
Veelgestelde vragen
Hoeveel gasten kun je per uur scannen met QR?
Eén tafel met QR-scanner haalt ongeveer 450 per uur als bovengrens. Op een drukke aankomst zakt dat naar 300 door wachtrij-frictie en uitvallers. Reken voor je piek met 60 gasten per tafel per minuut, niet met de uurlijkse capaciteit.
Wat als gasten zonder ticket arriveren?
Reken één aparte loop-tafel voor on-site registratie. Mix die niet met de hoofdstroom, anders trek je de doorstroming van je betalende gasten omlaag.
Werkt zelf-scannen zonder personeel?
Ja, voor QR-scan kun je zelf-bediening inzetten. Reken één hostess per twee zelfscan-tafels voor problemen. Voor pas-check of badge-printen is bemenste service efficiënter.
Hoeveel ruimte per tafel?
Minimum 1,5 meter breed met 2 meter ruimte voor de wachtrij. Boven 500 gasten reken je 3 meter wachtrij-zone. Zorg voor twee meter doorloop tussen wachtrij en hoofdgang.
Kunnen we mobiele scanners gebruiken?
Ja, voor festivals met grote ingangsoppervlakte werken mobiele scanners sneller dan vaste tafels. Voor zakelijke events met identieke gasten is een vaste tafel met badge-zicht beter voor de welkomstervaring.
Bronnen
- [1]Praktijkdata 40+ Nederlandse zakelijke events 2022-2026
- [2]NEN-richtlijn doorstroming evenementen
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.