No-show schatten op basis van event-type
No-show op betaalde zakelijke events ligt tussen vijf en vijftien procent. Op gratis registratie-events loopt het op tot vijftig procent. Reken voor catering en zaalcapaciteit met de bovengrens. Voor welkomstpakketten en stoelen met de ondergrens, want lege stoelen vallen sneller op dan opgeraakte items.
Live calculator
Vul registraties en type event in voor de verwachte opkomst.
De formule
No-show is het verschil tussen registraties en daadwerkelijke opkomst. Drie variabelen drijven de fractie: prijs, commitment en distance. Hoe meer iemand vooraf investeert in tijd, geld of zichtbaarheid, hoe lager de no-show.
Een betaald congres-ticket van 350 euro met badge op naam haalt vijf procent no-show. Een gratis webinar-aanmelding met alleen een e-mailadres haalt vijftig. De rest zit ertussen.
NVerwachte opkomstRRegistraties, totaal aangemeldfNo-show fractie per event-type
Vuistregels per event-type
No-show fractie per type ticket en commitment-vorm.
| Event-type | Prijs | Commitment | No-show |
|---|---|---|---|
| Congres met aanbetaling | Betaald | Badge op naam | 5 procent |
| Zakelijk congres | Betaald | E-ticket | 10 procent |
| Consumer-event | Betaald | E-ticket | 15 procent |
| Bedrijfsfeest medewerkers | Gratis | RSVP intern | 15 procent |
| Netwerkborrel zakelijk | Gratis | RSVP extern | 30 procent |
| Open dag | Gratis | Aanmelding | 35 procent |
| Consumer-evenement | Gratis | Registratie | 40 procent |
| Webinar live | Gratis | E-mail aanmelding | 50 procent |
| Webinar on-demand toegankelijk | Gratis | E-mail aanmelding | 70 procent |
Werkend voorbeeld
Een netwerkborrel voor 250 zakelijke gasten. Gratis maar op uitnodiging. Vraag: hoeveel borrelhapjes en stoelen plan je?
Stap 1, schat no-show. Gratis zakelijke RSVP: 30 procent. N = 250 × (1 − 0,30) = 175 verwachte gasten.
Stap 2, splits per beslissing. Voor catering reken je met 175 (geen verspilling, geen tekort). Voor stoelen en welkomstpakketten reken je met 250 (de gast die wel komt mag niet zonder zitten of badge). Voor garderobe-capaciteit: 175 plus 10 procent buffer = 195.
Stap 3, bouw escape in. Bij borrels boven verwachting laat catering vaak halverwege bijbestellen. Bij stoelen of badges niet. Plan stoelen en pakketten dus altijd op de bovengrens.
Wat dit niet vangt
Vier zaken die de tabel niet vangt.
Het weer en het OV verschuiven no-show
Sneeuw of treinstoring verhoogt no-show met 5 tot 15 procent. Bij outdoor events met regen verschuift het richting 20 procent extra. Houd een belplan klaar om gasten via de wachtlijst aan te vullen.
Re-registraties tellen dubbel
Bij gratis events meldt iemand zich soms twee keer aan via verschillende kanalen. Dedupliceer op e-mailadres voor je de no-show fractie toepast, anders reken je structureel te hoog.
Aanwezigheid in zaal versus opkomst
Sommige gasten checken in en lopen het programma niet bij. Op congressen met meerdere zalen ligt de zaal-attendance 60 tot 80 procent van de check-in. Plan zaalgrootte op zaal-attendance, niet op totale opkomst.
Webinars groeien achteraf
On-demand-views komen weken na de live-stream. Reken voor live-budget met N. Reken voor totale impact met R plus de on-demand staart, vaak twee tot drie keer N.
Veelgestelde vragen
Hoe meet je no-show voor je eigen events?
Vergelijk geverifieerde check-ins met geregistreerde aanmeldingen. Doe dit per event-type en houd een jaarlijks gemiddelde bij. Binnen drie events heb je een eigen vuistregel die nauwkeuriger is dan de tabel.
Verlaagt een aanbetaling no-show echt?
Ja. Een aanbetaling van 25 procent halveert no-show op consumer-events. Bij zakelijke events werkt een named badge of een afzender-bevestiging beter dan geld, omdat de zichtbaarheid telt.
Wat doe je bij hogere opkomst dan verwacht?
Reken altijd met R voor stoelen en badges, niet met N. Bij catering houd een leverancier achter de hand voor 25 procent bijbestelling binnen twee uur. Bij parkeren: regel een overflow-locatie als de marge dun is.
Hoe gaat dit bij hybride events?
Splits in twee stromen. Fysieke opkomst volgt de zakelijke fractie. Online opkomst volgt de webinar-fractie. Bij dezelfde aanmelding kies de hoogste no-show voor capaciteitsplanning en de laagste voor stream-bandbreedte.
Mag je een wachtlijst inzetten?
Ja. Bij gratis events met hoge no-show is een wachtlijst standaard. Bel of mail wachtlijst-gasten 48 uur voor het event. Verwacht 30 tot 50 procent conversie op de wachtlijst, want die gasten zijn vaak laat-uitgenodigd.
Bronnen
- [1]Praktijkdata 40+ Nederlandse zakelijke events en webinars 2022-2026
- [2]Branche-observaties Vereniging van Evenementenorganisatoren
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.