Opbouwtijd inschatten per type event
Voor zakelijke events reken op één opbouwdag per vijfhonderd gasten. Festivals vragen twee tot drie dagen per podium. Voor hybride producties komt een halve dag aan AV-test bovenop. De variabelen die de tijd verlengen zijn hijswerk, stroomaanleg en speciale catering-keukens. Plan een marge in voor late levering.
Live calculator
Vul gasten, complexiteit en AV-toeslag in voor de geschatte opbouwtijd.
De formule
Opbouwtijd schaalt met twee factoren. De eerste is gasten: meer gasten betekent meer stoelen, meer bekabeling, meer catering-flow. De tweede is complexiteit per event-type: een congres in één zaal bouwt sneller dan een festival met drie podia.
Voor zakelijk indoor reken je één opbouwdag per vijfhonderd gasten. Voor multi-zaal of catering-zwaar zakt dat naar één per tweehonderdvijftig. Voor festival-podia is de regel niet per gast, maar per podium: twee tot drie dagen per stuk.
DOpbouwtijd in dagenGAantal gastenCComplexiteit, gasten per opbouwdagAVAV-toeslag voor hybride of tv
Vuistregels per type event
Opbouwtijd per type event en gastenaantal.
| Event-type | 200 gasten | 500 gasten | 1000 gasten | 2000 gasten |
|---|---|---|---|---|
| Congres één zaal | 0,5 dag | 1 dag | 2 dagen | 4 dagen |
| Bedrijfsfeest met catering | 1 dag | 1,5 dag | 3 dagen | 6 dagen |
| Meerzalig congres | 1 dag | 2 dagen | 4 dagen | 8 dagen |
| Galadiner met show | 1,5 dag | 2 dagen | 3,5 dag | 7 dagen |
| Festival één podium | 2 dagen | 2 dagen | 3 dagen | 3 dagen |
| Festival drie podia | 6 dagen | 6 dagen | 7 dagen | 8 dagen |
| Hybride congres met stream | 1 dag | 1,5 dag | 2,5 dag | 4,5 dag |
Werkend voorbeeld
Een tweedaags congres voor 800 deelnemers, drie zalen, een gala-avond met catering en livestream voor remote sprekers. Vraag: hoeveel opbouwdagen plan je?
Stap 1, kies complexiteit. Drie zalen plus catering: gebruik C = 250. D = 800 ÷ 250 = 3,2 dagen.
Stap 2, tel AV-toeslag. Livestream voor remote sprekers: +0,5 dag voor AV-test. Subtotaal: 3,7 dagen, rond naar boven naar 4 dagen.
Stap 3, splits in fasen. Dag 1: rigging en truss. Dag 2: AV en stroom. Dag 3: stoelen, decor, catering-keuken. Dag 4: AV-test, soundcheck en briefing crew. Donderdagavond klaar voor vrijdag-ochtend deuren.
Wat dit niet vangt
Vier zaken die de tabel niet vangt.
Hijswerk verdubbelt de eerste dag
Truss, lichtbruggen of LED-walls vragen rigging-specialisten en een aparte werkdag voordat de rest kan beginnen. Reken minimaal een halve dag extra als je hangwerk hebt, en hou de zaal leeg tot dat klaar is.
Stroomaanleg vraagt aparte tijd
Een tijdelijke aansluiting via een aggregaat of bouwstroom-kast moet getest en gecertificeerd worden voor crew aan AV kan beginnen. Reken een halve dag voor stroomaanleg bij outdoor of tijdelijke locaties.
Catering-keukens bouwen apart
Bij grote catering komt een mobiele keuken naar de locatie. Die vraagt water, stroom en afvoer. Plan keuken-opbouw op een aparte dag, anders blokkeert het andere crew.
Late levering kost altijd een dagdeel
Eén leverancier die te laat is, kost gemiddeld een dagdeel aan herplanning. Reken altijd één extra dagdeel marge in op de totale opbouw. Voor grote events: een hele extra dag.
Veelgestelde vragen
Hoeveel afbouwtijd reken je naast opbouwtijd?
Afbouw is doorgaans 30 tot 50 procent van opbouw. Een 4-dagen opbouw vraagt 1,5 tot 2 dagen afbouw. Bij festivals met grond-restauratie loopt afbouw langer door dan opbouw, soms een week.
Wat als de locatie pas een dag voor het event beschikbaar is?
Reken op overuren-toeslag voor crew en huur extra mensen in voor parallelle taken. Bij twijfel: kies een andere locatie of vraag een vroegere ingang. Krappe opbouw is de hoofdoorzaak van late starts.
Hoe plan je opbouw bij dagelijks open locaties?
Bij musea of hotels die overdag open zijn, bouw je 's nachts. Reken dan met een factor 1,5 op de opbouwtijd vanwege beperkte werkuren en geluid-restricties. Plan dagverdeling per uur, niet per dag.
Wat kost een extra opbouwdag?
Crew-uren plus zaalhuur per extra dag. Voor een mid-grote productie: 8 tot 15 duizend euro per dag. Voor een festival-podium: 25 duizend euro of meer. Een correcte schatting vooraf is goedkoper dan een onderschatting achteraf.
Kun je opbouw versnellen met meer crew?
Tot een limiet. Boven 12 mensen per zaal werken crew elkaar in de weg. Versnellen lukt door parallel werken in zones, niet door meer mensen op één taak. Plan zone-verdeling vooraf in plaats van iedereen tegelijk.
Bronnen
- [1]Praktijkdata 40+ Nederlandse zakelijke producties 2022-2026
- [2]Praktijkdata productiebedrijven festivals en theater
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.