Het drank-arrangement voor je event bepalen
Het drank-arrangement bepaalt hoe gasten drinken en hoe jij afrekent: een open bar voor onbeperkt, consumptiebonnen voor grip op het verbruik, of een inclusief pakket voor een vaste prijs per gast. Welke vorm past, hangt af van het type event, de wensen van de opdrachtgever en hoeveel risico je op de afrekening wilt lopen. Kies de vorm voordat je de drankkaart invult.
Het drank-arrangement bepaalt twee dingen tegelijk: hoe gasten op de avond drinken en hoe jij achteraf afrekent met de opdrachtgever en de cateraar. Die twee hangen samen, en de keuze maak je voordat je een drankkaart invult.
Er zijn grofweg drie vormen: een open bar, afrekenen op verbruik via bonnen, of een inclusief pakket tegen een vaste prijs per gast. Elke vorm legt het financiële risico ergens anders. Hieronder loop je de afweging stap voor stap door.
Begin bij wie het risico draagt
De kernvraag onder elk drank-arrangement is wie betaalt voor het laatste glas: jij, je opdrachtgever of de gast. Bij een open bar of inclusief pakket ligt het verbruik bij de opdrachtgever en draag jij het risico op de inschatting. Bij afrekenen op verbruik schuift dat risico naar de werkelijke consumptie. Bespreek deze vraag vroeg, want het antwoord stuurt alle volgende keuzes.
Weeg de open bar tegen grip op de kosten
Een open bar voelt gastvrij en houdt de avond soepel: niemand zoekt naar bonnen of een pinpas. Het nadeel is dat je het eindbedrag pas achteraf kent. Voor een afgebakende doelgroep en een bekende duur is dat goed in te schatten. Voor een groot, divers publiek loopt de rekening sneller op dan verwacht. Spreek dan met de cateraar een plafond of een staffel af zodat de opdrachtgever niet voor een verrassing komt te staan.
Gebruik consumptiebonnen voor grip en zichtbaarheid
Met bonnen of een betaalsysteem reken je af op werkelijk verbruik. Je geeft gasten een vast aantal munten of laat ze bijkopen. Dat geeft de opdrachtgever grip op de kosten en jou een helder beeld van wat er omgaat. Het kost wel iets aan beleving: een gast die op zijn laatste munt zit, bestelt anders dan een gast aan een open bar. Voor zakelijke borrels met een budgetkader is dit vaak de rustigste keuze.
Overweeg een inclusief pakket voor voorspelbaarheid
Een inclusief pakket rekent een vaste prijs per gast voor een vastgestelde periode en een vastgestelde kaart. Het grote voordeel is voorspelbaarheid: je opdrachtgever weet de drankpost vooraf tot op de euro. De cateraar prijst het risico van zware drinkers in de prijs, dus voor een matig drinkend gezelschap betaal je iets te veel. Voor een diner of gala met een vast tijdsblok werkt dit doorgaans prettig.
Stem het arrangement af op het type event
Een netwerkborrel, een diner en een feest vragen elk een ander arrangement. Bij een borrel telt doorstroom en gemak, dus een open bar of ruime bonnen. Bij een diner past een inclusief pakket dat bij de gangen aansluit. Bij een feest dat laat doorloopt wil je grip op de latere uren, waar het verbruik piekt. Laat de vorm het gedrag van je gasten volgen, niet andersom.
Leg de afspraken met de cateraar zwart op wit vast
Wat het arrangement ook wordt, zet vast wat er wel en niet in zit: welke dranken, welke periode, wat een bijbestelling kost en hoe je de eindafrekening controleert. Vraag bij verbruiksafrekening om begin- en eindstanden van de voorraad. Vaagheid over de kaart is de meest voorkomende reden voor discussie op de eindfactuur, en die discussie voer je liever niet namens een ontevreden opdrachtgever.
Plan de afrekening en de communicatie naar gasten
Bepaal hoe gasten weten wat inbegrepen is en wat niet. Een open bar die om een bepaald tijdstip overgaat op zelf betalen moet je vooraf communiceren, anders ontstaat verwarring bij de bar. Maak de overgang zichtbaar en brief je barpersoneel erop. Hoe duidelijker de spelregels, hoe minder gedoe aan de bar op het drukste moment.
Veelgestelde vragen
Wat is voordeliger: een open bar of consumptiebonnen?
Dat hangt af van hoeveel je gasten drinken. Bij een matig drinkend gezelschap is afrekenen op verbruik via bonnen meestal goedkoper, omdat je alleen betaalt wat er echt opgaat. Bij een gezelschap dat stevig doordrinkt kan een open bar of inclusief pakket juist voordeliger uitvallen. Vraag de cateraar om beide scenario's door te rekenen op je verwachte aantal.
Hoe houd ik de drankkosten bij een open bar in de hand?
Spreek met de cateraar een plafond of staffel af, beperk de kaart tot een vaste selectie en stel een eindtijd in waarna gasten zelf betalen. Een open bar zonder enige begrenzing is het lastigst te budgetteren. Met een afgebakende kaart en een duidelijk eindmoment houd je de gastvrijheid en de grip allebei.
Hoeveel consumpties drinkt een gast gemiddeld op een avond?
Dat verschilt sterk per type event, duur en doelgroep, dus een vast getal bestaat niet. Vraag je cateraar naar het verbruik bij vergelijkbare events en reken met een bandbreedte in plaats van één aantal. Een diner met een vast tijdsblok ligt merkbaar lager dan een feest dat tot diep in de nacht doorloopt.
Moet ik alcoholvrije opties apart regelen?
Neem alcoholvrij standaard mee in elk arrangement, niet als bijzaak. Een groeiend deel van de gasten drinkt geen of minder alcohol, en een serieuze alcoholvrije kaart hoort daar tegenwoordig bij. Het is ook gastvrijer dan een keuze tussen bier, wijn en kraanwater.
Wie controleert de eindafrekening van de bar?
Spreek vooraf af wie namens jou de eindstanden controleert en op basis waarvan. Bij verbruiksafrekening vraag je om begin- en eindvoorraad. Leg vast wat de kaart bevat en wat een bijbestelling kost. Die controle voorkomt discussie achteraf en geeft je een onderbouwde factuur richting de opdrachtgever.
De volgende beslissing
Staat de vorm van je arrangement vast, dan volgt de inhoud: welke dranken zet je op de kaart, in welke verhouding en hoeveel voorraad reken je per gast. Het arrangement bepaalt het kader, het drankenpakket vult het in. Pak die twee in deze volgorde aan, dan klopt straks zowel de avond als de factuur. En dat is precies het doel.
Bronnen
- [1]Praktijkdata uit Nederlandse evenementenproducties
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.