Een drankenpakket voor je evenement samenstellen
Een drankenpakket is de concrete lijst van wat er op de bar staat: welke dranken, in welke verhouding en in welke hoeveelheid. Een goed pakket sluit aan bij je gasten en je arrangement, met genoeg keuze om iedereen te bedienen en genoeg voorraad om de avond uit te houden. Stel het samen nadat je de vorm van je arrangement hebt gekozen, niet ervoor.
Een drankenpakket is de concrete lijst van wat er op de bar staat: welke dranken, in welke verhouding en in welke hoeveelheid. Het is de invulling van het arrangement dat je eerder koos, niet een losse beslissing.
Een pakket dat klopt sluit aan bij je gasten, biedt genoeg keuze zonder onnodig breed te zijn, en houdt voorraad voor de hele avond. Met onderstaande stappen stel je er een samen dat op de drukste momenten niet leeg raakt.
Stem het pakket af op je gasten
Begin bij wie er komt en wat die drinken. Een jong feestpubliek, een zakelijk gezelschap en een gemengde groep vragen elk een andere verhouding. Kijk naar eerdere edities of vergelijkbare events en stem de kaart daarop af. Een pakket dat goed werkt voor een gala past zelden ongewijzigd op een festivalbar.
Houd de kaart bewust beperkt
Meer keuze klinkt gastvrij, maar een lange kaart vertraagt de bar en maakt je voorraad onvoorspelbaar. Een heldere selectie van bier, een witte en een rode wijn, een paar frisdranken en een of twee specials bedient de meeste gasten prima. Hoe smaller de kaart, hoe sneller de bar draait en hoe makkelijker je voorraad in te schatten is.
Reken alcoholvrij volwaardig mee
Een serieus deel van de gasten drinkt geen of minder alcohol, dus alcoholvrij is geen bijzaak. Neem naast water en frisdrank ook een alcoholvrij bier en bij voorkeur een alcoholvrij alternatief voor het toostmoment mee. Reken er voldoende voorraad voor in; te weinig alcoholvrij is een veel gemaakte misser die juist opvalt bij de gasten die er bewust om vragen.
Schat de verhouding tussen de dranken in
Niet elke drank loopt even hard. Bier en fris gaan doorgaans het snelst, wijn volgt, specials blijven achter. Vraag je cateraar naar de verhouding bij vergelijkbare events en gebruik die als basis. Reken liever met een bandbreedte dan met één hard getal, en stem de inkoop af op het type avond: een diner verschuift naar wijn, een feest naar bier en mixdranken.
Plan voldoende voorraad en een buffer
Een bar die halverwege de avond leeg raakt, is erger dan een bar met wat overschot. Neem een ruime marge op je inschatting, zeker op de snellopers. Spreek met de cateraar af wat er gebeurt met niet-aangebroken voorraad: terugname of doorberekening. Zo dek je het risico van uitverkoop af zonder dat je voor een berg restvoorraad betaalt.
Regel glaswerk, koeling en aanvoer
Een pakket is meer dan flessen. Zorg dat er genoeg glaswerk is voor de piek, dat koeling de aanvoer aankan en dat er een logistiek pad is om bij te vullen zonder de bar te blokkeren. Op het drukste moment wil je niet ontdekken dat de schone glazen op zijn of dat de aanvoer door de menigte moet. Plan de bevoorrading achter de schermen.
Brief de bar op de kaart en de bijzonderheden
Je barpersoneel moet weten wat er op de kaart staat, wat inbegrepen is en wat een gast moet bijbetalen. Loop de kaart vooraf door, leg de specials uit en spreek af wat ze doen als iets opraakt. Een bar die de kaart kent, bedient sneller en geeft gasten consistente antwoorden, wat aan de bar op het piekuur het verschil maakt.
Veelgestelde vragen
Hoeveel drank moet ik inkopen per gast?
Een vast getal per gast bestaat niet; het hangt af van het type event, de duur en de doelgroep. Vraag je cateraar naar het verbruik bij vergelijkbare events en reken met een bandbreedte plus een buffer op de snellopers. Een diner met een vast tijdsblok ligt merkbaar lager dan een feest dat lang doorloopt.
Welke verhouding bier, wijn en fris is gebruikelijk?
Dat verschuift met het type avond en het publiek. Bij een feest loopt bier en fris het hardst, bij een diner verschuift het richting wijn. Gebruik de cijfers van je cateraar van vergelijkbare events als basis en pas de verhouding aan op je doelgroep in plaats van op een algemene vuistregel.
Hoeveel alcoholvrije opties moet ik aanbieden?
Neem alcoholvrij standaard volwaardig mee: water, frisdrank, een alcoholvrij bier en bij voorkeur een alcoholvrij alternatief voor het toostmoment. Het aandeel gasten dat geen alcohol drinkt groeit, dus reken er ruim voorraad voor in. Te weinig alcoholvrij valt juist op bij de mensen die er bewust om vragen.
Wat doe ik met overgebleven drank?
Spreek vooraf met de cateraar af wat er gebeurt met niet-aangebroken voorraad: terugname of doorberekening. Bij eigen inkoop kun je vaak ongeopende flessen retourneren. Door dit vooraf vast te leggen kun je gerust een ruime buffer aanhouden zonder bang te zijn voor een grote restpost op de factuur.
Moet ik sterke drank op de kaart zetten?
Dat hangt af van het type event en de wens van de opdrachtgever. Bij een zakelijke borrel kun je het vaak weglaten of beperken tot een paar opties. Bij een feest dat laat doorloopt hoort het er meestal bij. Houd er rekening mee dat sterke drank en mixdranken de bar langzamer maken en je voorraad lastiger inschatbaar.
De volgende beslissing
Met het pakket samengesteld verschuift de aandacht naar de uitvoering aan de bar: hoeveel tappunten, hoeveel barpersoneel en hoe je de doorstroom op het piekmoment soepel houdt. Het beste pakket valt namelijk stil als de rij bij de bar vastloopt. Pak die doorstroom als volgende aan, dan staat zowel de kaart als de avond. En dat is precies het doel.
Bronnen
- [1]Praktijkdata uit Nederlandse evenementenproducties
Over de auteur
Iris
Schrijft over onthaal, crew-briefings en de momenten waarop de gastbeleving valt of staat. Werkt vanuit de gastenkant van Nederlandse B2B-events.