Geluid en licht briefen aan je technicus

Lever het programma met tijden aan

Je technicus werkt vanuit jouw draaiboek. Geef hem het volledige programma met starttijden, sprekers, pauzes en wisselmomenten, niet alleen de grote blokken. Elk moment waarop er iets verandert op het podium, is een moment waarop het licht of geluid mee moet bewegen.

Markeer de momenten die er echt toe doen: de opening, de overgangen, de prijsuitreiking, de afsluiting. Daar wil je dat de techniek precies klopt.

Beschrijf de sfeer per programmadeel

Een technicus vertaalt sfeer naar instellingen, maar dan moet hij wel weten welke sfeer je wilt. Beschrijf per onderdeel in gewone woorden wat je voor ogen hebt: rustig en ingetogen bij een toespraak, energiek bij de borrel, gefocust op het podium tijdens een keynote.

Laat de technische invulling aan de vakman. Jij benoemt het gevoel en het moment, hij kiest de kleur, de helderheid en het volume die daarbij horen.

Loop de cues moment voor moment door

Een cue is het signaal voor een wisseling: licht aan op het podium als de spreker opkomt, muziek uit als de presentatie start, een spot op de winnaar bij de uitreiking. Loop deze momenten samen door en spreek af wie het sein geeft en hoe.

Leg vast wie de cues aanstuurt op de dag: jij, je dagvoorzitter of een vaste cuegever. Eén stem die de wisselingen aankondigt, voorkomt dat de techniek op gevoel moet meedraaien.

Geef sprekers- en presentatie-informatie door

Het aantal sprekers, of ze handheld of headset willen, of ze bewegen of achter een katheder blijven: het bepaalt allemaal de geluidsopzet. Geef ook door wie een presentatie meeneemt en in welk formaat, zodat het beeld op tijd klaarstaat.

Meld bijzonderheden vooraf: een spreker die zacht praat, een paneldiscussie met meerdere microfoons, een video met geluid. Dat zijn precies de dingen die op de dag misgaan als ze niet in de briefing staan.

Plan een soundcheck en een doorloop

Reserveer tijd voor een geluidscheck met de echte microfoons en een lichtdoorloop op de echte plekken. Doe dit ruim voor de gasten binnenkomen, zodat er marge is om iets bij te stellen. Laat sprekers waar mogelijk zelf even hun microfoon testen.

Loop de belangrijkste momenten één keer fysiek door: de opkomst, de overgang naar de presentatie, de uitreiking. Een doorloop legt de fouten bloot die op papier onzichtbaar bleven.

Spreek af hoe je op de dag communiceert

Tijdens het event moet je snel met je technicus kunnen schakelen. Spreek een kanaal af: een portofoon, een vaste plek of een handgebaar. Zo kun je een aanpassing doorgeven zonder dat het publiek het merkt.

Benoem ook wie er beslist als het programma uitloopt of verandert. De technicus moet weten wiens signaal hij volgt, zodat hij niet hoeft te raden bij een wijziging op de dag.

Bespreek wat er bij storingen gebeurt

Geluid valt weg, een microfoon piept, een beamer doet het niet: spreek vooraf af wat er dan gebeurt. Een reservemicrofoon binnen handbereik en een back-up van de presentatie schelen op het moment dat het misgaat enorm.

Leg vast wie wat oppakt bij een storing, zodat jij je op je gasten kunt richten terwijl je technicus de techniek herstelt. Een korte afspraak vooraf voorkomt paniek op de dag.

Veelgestelde vragen

De volgende beslissing

Met de briefing rond is de volgende stap je technicus koppelen aan de rest van je crew: wie geeft hem de cues, wie meldt wijzigingen en op welk kanaal. Zet die afspraken in je dagdraaiboek zodat iedereen op de dag dezelfde momenten volgt.

Dan draait de techniek mee met je programma in plaats van ernaast, en valt er voor je publiek niets te merken aan al het werk erachter. En dat is precies het doel.