Mediahandling bij incidenten op je event

Wijs vooraf één woordvoerder aan

Spreek voor de eventdag af wie namens de organisatie met de pers praat. Dat is meestal de productieleider of de eventmanager, niet de eerste de beste crewlid met een microfoon voor zijn neus. Eén stem voorkomt tegenstrijdige verhalen.

Leg ook vast wie de back-up is als de woordvoerder bij het incident zelf betrokken is. Zet beide namen en telefoonnummers in je draaiboek, op de plek waar je crew ze onder druk terugvindt.

Leg een holding statement klaar voor de dag

Een holding statement is een korte verklaring die je direct kunt afgeven terwijl je nog niets weet. Iets in de trant van: er heeft zich een incident voorgedaan, de hulpdiensten zijn aanwezig, de veiligheid van bezoekers staat voorop en we komen zo snel mogelijk met meer informatie.

Deze verklaring koopt je tijd zonder dat je iets belooft of toegeeft wat je nog niet kunt overzien. Pas de bewoording aan op je type event, maar houd hem klaar voordat je hem nodig hebt.

Scheid feiten van interpretatie

Communiceer alleen wat je zeker weet: wat er is gebeurd, waar, en welke maatregelen lopen. Speculeer niet over oorzaken, aantallen gewonden of schuldvraag. Dat is werk voor de hulpdiensten en later voor het onderzoek, niet voor jou voor een camera.

Krijg je een vraag waarop je het antwoord niet hebt, zeg dan dat je het nagaat en erop terugkomt. Dat is sterker dan een gok die later niet klopt.

Houd de perszone weg van het incident

Wijs een plek aan waar je de pers te woord staat, op afstand van de plek waar hulpdiensten werken. Zo houd je de aanrijroutes vrij en voorkom je dat camera's slachtoffers of paniek in beeld brengen.

Laat een crewlid de pers daar opvangen en vasthouden. Een journalist die rondloopt op je terrein levert meer risico op dan een journalist die op één plek wacht op een update.

Stem af voordat je naar buiten treedt

Bij een serieus incident voert de politie of de veiligheidsregio de regie over de officiële communicatie. Stem af wat zij naar buiten brengen voordat jij iets zegt, zodat je verhalen elkaar niet tegenspreken.

Bel daarnaast je opdrachtgever voordat de pers dat doet. Een opdrachtgever die het nieuws via een journalist hoort, is een opdrachtgever die je vertrouwen verliest.

Log elk mediacontact tijdens het incident

Noteer wie er belt of langskomt, van welk medium, met welke vraag en wat je hebt geantwoord. Dat hoeft niet uitgebreid, een lijstje op je telefoon volstaat. Onder druk verlies je anders het overzicht over wat je aan wie hebt verteld.

Dit logboek is later goud waard voor je debrief en voor het opvolgen van vragen die je hebt doorgeschoven.

Volg op met een feitelijke update

Als het stof is neergedaald, geef je een korte update met wat je inmiddels wel kunt delen en welke stappen je zet. Verwijs voor het onderzoek naar de bevoegde instantie en blijf weg bij conclusies die nog niet vaststaan.

Een rustige, feitelijke afsluiting doet meer voor je reputatie dan een snelle reactie die je later moet corrigeren.

Evalueer de mediahandling in je debrief

Neem de mediakant mee in je debrief na het event. Werkte de woordvoerderslijn? Was het holding statement bruikbaar? Wist de crew waar de perszone was?

De meeste lessen op dit vlak komen uit echte incidenten, niet uit theorie. Leg ze vast zodat je draaiboek bij de volgende editie scherper staat.

Veelgestelde vragen

De volgende beslissing

Met je mediahandling op orde ligt de volgende keuze klaar: hoe je de communicatie naar bezoekers en betrokkenen op de dag zelf inricht. De pers is één publiek, maar je gasten, je crew en de familie van betrokkenen verdienen minstens zoveel zorg. Werk die lijnen in hetzelfde calamiteitenplan uit, zodat je bij een incident niet hoeft na te denken over wie wat hoort. En dat is precies het doel.