Mediakit voor pers samenstellen
Een mediakit is het pakket dat een journalist alles geeft om over je event te schrijven zonder jou nog te hoeven bellen: een kernboodschap, bruikbaar beeld, feiten die kloppen en bereikbare woordvoerders. Hoe minder werk een journalist eraan heeft, hoe groter de kans dat je verhaal wordt overgenomen. Je bouwt de kit dus vanuit hun werkwijze, niet vanuit je eigen wensenlijst.
Pers krijgt dagelijks meer uitnodigingen dan ze kan plaatsen. Wat het verschil maakt, is niet hoe bijzonder jij je event vindt, maar hoe makkelijk je een redactie het werk uit handen neemt. Een goede mediakit doet precies dat.
Je verzamelt vooraf alles wat een journalist nodig heeft om te publiceren: de kern in een paar regels, beeld in de juiste resolutie, feiten die je kunt onderbouwen en een duidelijk moment waarop het verhaal naar buiten mag. In dit speelboek loop je de onderdelen langs in de volgorde waarin je ze het beste opbouwt.
Bepaal welke pers je wilt bereiken
Begin niet bij de inhoud maar bij de ontvanger. Een vakblad, een regionale krant en een lifestyle-platform willen alle drie iets anders. Het vakblad wil cijfers en context, de regionale krant wil de lokale hoek, het platform wil beeld en sfeer.
Maak een korte lijst van de media die er voor jouw opdrachtgever toe doen en stem de toon van je kit daarop af. Eén generieke kit voor iedereen leest als ruis.
Schrijf een kernboodschap van een paar regels
Vat in twee of drie zinnen samen wat er gebeurt, voor wie het relevant is en waarom nu. Dit is de tekst die een journalist met minimale aanpassing kan overnemen. Schrap superlatieven en marketingtaal, die haalt een redactie er toch uit.
Zet deze kernboodschap bovenaan de kit. Alles daaronder is verdieping voor wie meer wil.
Verzamel beeldmateriaal in hoge resolutie
Beeld is vaak de reden dat een verhaal wordt geplaatst. Lever een paar sterke foto's in drukkwaliteit, met een korte omschrijving en de naam van de fotograaf voor de credits. Voeg waar het kan een logo in vectorformaat toe.
Maak helder welk gebruik is toegestaan en of er rechten op rusten. Een mooie foto die een redactie niet mag plaatsen, is geen bruikbare foto.
Voeg feiten en cijfers toe die kloppen
Geef de harde gegevens die een journalist nodig heeft: datum, locatie, programma, betrokken partijen en achtergrond. Noem alleen cijfers die je kunt onderbouwen, en wees voorzichtig met aantallen die je nog niet zeker weet.
Een cijfer dat later niet blijkt te kloppen, kost je het vertrouwen van die redactie voor langere tijd. Bij twijfel kies je een zachtere formulering boven een hard getal dat je niet kunt staven.
Maak woordvoerders en quotes beschikbaar
Zet in de kit wie er beschikbaar is voor een interview, met functie en bereikbaarheid. Voeg een of twee bruikbare quotes toe die een journalist mag overnemen, zodat er ook bij weinig tijd een citaat in het stuk staat.
Stem die quotes vooraf af met de betrokkenen. Een goedgekeurd citaat voorkomt gedoe achteraf over wat iemand wel of niet heeft gezegd.
Lever de kit in een bruikbaar format
Bied de kit aan op een manier die een redactie zonder gedoe kan openen: een webpagina met downloadlinks of een gedeelde map werkt beter dan een zware bijlage die in de spamfilter blijft hangen.
Houd de teksten kopieerbaar en de bestanden netjes benoemd. Een journalist die op deadline werkt, heeft geen tijd om bestanden te ontcijferen.
Zet een embargo of publicatiemoment helder neer
Als nieuws op een vast moment naar buiten mag, zet dan duidelijk bovenaan vanaf welke datum en welk tijdstip publicatie is toegestaan. Een embargo werkt alleen als het glashelder en redelijk is.
Mag het verhaal direct geplaatst worden, zeg dat dan ook expliciet. Onduidelijkheid hierover leidt of tot te vroege publicatie of tot helemaal geen.
Houd de kit actueel tot de eventdag
Programma's schuiven, sprekers vallen uit, tijden veranderen. Werk de kit bij zodra iets wijzigt en laat journalisten weten dat er een nieuwe versie is.
Zet een datum of versienummer op de kit, zodat iedereen weet of ze met de laatste stand werken. Niets is vervelender dan een redactie die met verouderde informatie publiceert.
Veelgestelde vragen
Wat hoort er minimaal in een mediakit?
Een kernboodschap van een paar regels, de feitelijke basisgegevens (datum, locatie, programma, betrokkenen), een paar foto's in hoge resolutie met credits, en de contactgegevens van je woordvoerder. Daarmee kan een redactie al een bericht maken. De rest is verdieping voor wie er meer mee wil doen.
Stuur ik de mediakit of laat ik hem ophalen?
Allebei werkt, maar maak het ophalen zo makkelijk mogelijk. Een korte mail met de kern en een link naar een pagina of map werkt beter dan een zware bijlage. Journalisten openen liever een link dan dat ze door een groot bestand scrollen op hun telefoon.
Hoe lang voor het event verstuur ik de kit?
Dat hangt af van het medium. Vakbladen en maandbladen werken weken vooruit, dagbladen en online media een paar dagen tot kort van tevoren. Stem het ritme af op de planning van de media die je wilt bereiken en stuur dichter bij de dag een korte reminder met de actuele versie.
Mag ik beeld van vorige edities gebruiken?
Ja, mits je de rechten hebt en het duidelijk maakt dat het om archiefbeeld gaat. Voeg waar mogelijk recent beeld toe voor de actualiteit. Controleer altijd of er nog toestemming geldt voor personen die herkenbaar in beeld staan.
Wat doe ik als een journalist extra informatie vraagt?
Reageer snel en verwijs door naar je woordvoerder voor inhoudelijke vragen. Houd bij welke aanvullende vragen vaak terugkomen en werk die in een volgende versie van de kit. Zo wordt je kit met elke editie completer.
De volgende beslissing
Met je mediakit klaar ligt de volgende stap voor de hand: bepalen hoe je de pers op de dag zelf ontvangt en begeleidt. Een sterke kit opent de deur, maar een rommelige persontvangst op locatie doet dat werk weer teniet. Plan een perszone, een aanspreekpunt en een ritme voor de eventdag, zodat het verhaal dat je vooraf opbouwde ook ter plekke landt. En dat is precies het doel.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.