Medische incidenten op je event: protocol
Een medisch incident op je event kan variëren van een flauwte tot een hartstilstand, en jouw protocol bepaalt hoe snel de juiste hulp er is. De kern is simpel: iedereen weet wie er gewaarschuwd wordt, waar de eerste hulp zit en hoe de ambulance binnenkomt. Dat leg je vooraf vast en oefen je kort met je crew, want op het moment zelf is er geen tijd om het uit te zoeken.
Op elk event met publiek gebeurt vroeg of laat iets medisch. Meestal klein, soms ernstig. Het verschil tussen een incident dat netjes wordt opgevangen en een incident dat uit de hand loopt, zit zelden in de hulpverleners zelf en bijna altijd in de organisatie eromheen.
Een protocol voor medische incidenten beschrijft wie wat doet vanaf het moment dat iemand onwel wordt. Het hoeft niet dik te zijn, het moet helder zijn en bekend bij je crew. In dit speelboek bouw je het stap voor stap op, van risico-inschatting tot evaluatie.
Breng de risico's van je event in kaart
Het type event bepaalt het type incident. Een staand publiek dat lang in de warmte staat levert andere risico's op dan een zittend congres. Drank, dans, hitte, een ouder publiek of fysieke activiteiten verhogen de kans op letsel of onwelwording.
Loop je programma en je publiek langs en noteer waar de risico's zitten. Die inschatting bepaalt hoeveel en welke eerste hulp je inzet en waar je die positioneert.
Leg de meld- en alarmeringsketen vast
Beschrijf precies wat er gebeurt vanaf de melding: wie wordt gewaarschuwd, via welk kanaal, en wie schaalt op naar 112. Maak één route die iedereen kent, zodat een crewlid dat een slachtoffer ziet niet hoeft na te denken over wie hij belt.
Beslis ook wie de bevoegdheid heeft om de hulpdiensten te bellen. Vaak is dat de eerste hulp of de productieleider, zodat er niet vijf mensen tegelijk 112 bellen of juist niemand.
Wijs een vaste plek aan voor eerste hulp
Richt een duidelijk herkenbare eerste-hulppost in op een logische, goed bereikbare plek. Markeer hem met bewegwijzering en zet de locatie op je plattegrond en in de crewbriefing.
Zorg dat de post bereikbaar is met een brancard en niet wegvalt achter een podium of een drukke bar. Een eerste hulp die niemand kan vinden, is geen eerste hulp.
Zorg dat crew weet wie ze bellen
Je crew is je vroegste alarmsysteem, want zij staan tussen het publiek. Brief iedereen kort op het signaleren van een incident en op de ene route om het te melden. Zet de meldlijn op de achterkant van hun badge of in de crew-app.
Houd het simpel. Eén nummer of één kanaal werkt onder druk beter dan een schema dat niemand op het moment zelf onthoudt.
Maak de aanrijroute voor de ambulance vrij
Een ambulance moet zonder omwegen bij de eerste hulp of het slachtoffer kunnen komen. Bepaal vooraf de aanrijroute, houd die vrij van geparkeerde voertuigen en marktkramen, en wijs iemand aan die de ambulance opvangt en naar binnen leidt.
Stem deze route af met je verkeers- of veiligheidsplan, zodat de medische route en de publieksstromen elkaar niet in de weg zitten.
Communiceer rustig naar publiek en betrokkenen
Rond een incident ontstaat snel onrust. Houd omstanders op afstand, geef de hulpverleners ruimte en communiceer kalm naar het publiek als dat nodig is. Een rustige toon voorkomt paniek en gedrang.
Wijs vooraf aan wie hierin de leiding neemt, meestal de productieleider of beveiliging, zodat de hulpverleners zich op het slachtoffer kunnen richten en niet op de menigte.
Registreer elk incident schriftelijk
Leg van elk medisch incident vast wat er gebeurde, wanneer, waar, welke hulp is verleend en hoe het is afgehandeld. Dat is belangrijk voor de nazorg, voor je verzekering en voor eventuele vragen achteraf.
Laat je eerste-hulppartij hiervoor een eenvoudig formulier gebruiken. Een korte registratie op het moment zelf is betrouwbaarder dan een reconstructie achteraf.
Evalueer met je EHBO-partij na afloop
Bespreek na het event met je eerste-hulppartij en je productieteam wat er goed ging en wat beter kan. Waren er genoeg hulpverleners? Was de post goed gepositioneerd? Werkte de meldketen?
Neem de lessen mee in je protocol voor de volgende keer. Een protocol dat na elke editie scherper wordt, vangt het volgende incident sneller op.
Veelgestelde vragen
Hoeveel EHBO'ers heb ik nodig op mijn event?
Dat hangt af van het aantal bezoekers, het type event en het risicoprofiel. Er zijn richtlijnen voor, onder meer van het Rode Kruis, die rekening houden met publieksaantal, duur en activiteit. Stem het aantal en de inzet af met een gecertificeerde eerste-hulppartij en met de eisen die je gemeente of veiligheidsregio stelt.
Wie mag 112 bellen bij een medisch incident?
Leg in je protocol vast wie de bevoegdheid heeft, meestal de eerste hulp of de productieleider. Zo voorkom je dat meerdere mensen tegelijk bellen of dat niemand het doet. Crew die een incident ziet, meldt het via de afgesproken meldketen aan die persoon.
Is een AED verplicht op een evenement?
Een AED is niet in alle gevallen wettelijk verplicht, maar bij veel events sterk aan te raden en soms een eis van de gemeente of veiligheidsregio. Zorg dat de locatie bekend is, dat hij op een centrale plek hangt en dat je eerste hulp ermee kan werken. Check de eisen voor jouw type event bij de vergunningverlener.
Wat zet ik in mijn calamiteitenplan over medische incidenten?
De risico-inschatting, de meld- en alarmeringsketen, de locatie van de eerste hulp en de AED, de aanrijroute voor de ambulance en wie welke rol heeft. Houd het kort en concreet, zodat je crew het op de dag echt kan gebruiken in plaats van dat het in een la verdwijnt.
Hoe stem ik af met de hulpdiensten vooraf?
Bij grotere events loopt dat via het vooroverleg met de veiligheidsregio en de GHOR. Daar bespreek je je risico-inschatting, je medische inzet en de aanrijroutes. Bij kleinere events leg je in elk geval de aanrijroute en de eerste-hulpvoorziening vast en stem je dit af bij je vergunningaanvraag.
De volgende beslissing
Met je medische protocol op orde ligt de logische vervolgstap klaar: het verbinden ervan met de rest van je calamiteitenplan. Een medisch incident gaat zelden alleen over de patiënt, het raakt ook je communicatie, je crowd management en soms een ontruiming. Werk die scenario's in samenhang uit, zodat je crew bij elk type incident weet wat te doen zonder eerst te hoeven nadenken. En dat is precies het doel.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.