Networking-tools tijdens een event inzetten
Networking-tools werken pas als ze een echte drempel wegnemen en aansluiten op je programma. Het hulpmiddel zelf maakt geen verbindingen, je begeleiding doet dat. Kies daarom eerst het doel van het netwerken en pas daarna het middel, niet andersom.
Veel zakelijke events verkopen zichzelf op het netwerken, maar laten dat vervolgens aan het toeval over. Een handige tool kan helpen, mits je hem inzet om een concrete drempel weg te nemen en niet als doel op zich. Een app die niemand opent, voegt niets toe.
In deze gids loop je langs de keuzes die bepalen of een networking-tool werkt: wat je deelnemers willen, welke vorm daarbij past en hoe je het hulpmiddel in je programma verweeft zodat mensen het ook echt gebruiken.
Begin bij het netwerkdoel, niet bij de tool
Voordat je een tool kiest, bepaal je wat netwerken op jouw event moet opleveren. Willen deelnemers nieuwe leveranciers vinden, vakgenoten spreken of juist hun eigen klanten ontmoeten? Het antwoord bepaalt of je inzet op gerichte matchmaking, op vrije ontmoeting of op een combinatie.
Een tool die niet aansluit op dat doel, voegt ruis toe. Pas als je weet welke verbinding je wilt faciliteren, kun je beoordelen of een hulpmiddel daar iets aan toevoegt of dat goede begeleiding en een slimme zaalindeling al genoeg zijn.
Ken de vormen die je kunt inzetten
Er zijn grofweg drie soorten hulpmiddelen. Matchmaking koppelt deelnemers op basis van profiel of interesse en plant soms gesprekken in. Een digitale deelnemerslijst laat mensen zelf zoeken en contact leggen. Interactietools zoals live polls en vraag-en-antwoord brengen een groep tijdens een sessie aan de praat.
Elke vorm dient een ander moment. Matchmaking past bij events waar gerichte ontmoetingen het doel zijn, een deelnemerslijst bij vrije netwerkmomenten en interactietools bij plenaire onderdelen. Kies bewust en stapel niet alles op elkaar.
Weeg een aparte app tegen wat je al hebt
Een eigen event-app voelt compleet, maar vraagt dat deelnemers iets installeren en leren gebruiken. Dat is een drempel die zich pas terugverdient bij een meerdaags of terugkerend event met veel programma. Voor een kortere bijeenkomst werkt een eenvoudige weboplossing of zelfs een goed gefaciliteerd netwerkmoment vaak beter.
Kijk ook naar de tools die je al gebruikt voor registratie of communicatie. Vaak zit daar al een deelnemerslijst of matchmaking-functie in, zodat je deelnemers niet nog een los systeem hoeven te openen.
Verlaag de drempel om contact te leggen
De grootste reden dat netwerken misgaat, is ongemak. Mensen weten niet wie ze moeten aanspreken en wat ze moeten zeggen. Een goede tool neemt dat ongemak weg door context te geven: waarom is deze persoon interessant en wat hebben jullie gemeen. Een naam zonder context helpt niemand over de drempel.
Geef deelnemers ook een aanleiding. Een tool die voorstelt om iemand een gesprek over een gedeeld onderwerp aan te bieden, werkt beter dan een lege lijst met namen. De aanleiding doet het werk, niet de knop.
Koppel de tool aan een moment in je programma
Een networking-tool die los naast het programma staat, blijft ongebruikt. Plan een expliciet moment waarop deelnemers hem inzetten: een netwerkblok waarin je ze aanmoedigt om hun matches op te zoeken, of een sessie waarin je live vragen via de tool laat binnenkomen.
Laat de dagvoorzitter of host het moment aankondigen en voordoen. Zodra mensen één keer succesvol contact hebben gelegd, gebruiken ze het hulpmiddel daarna vanzelf opnieuw.
Bereid je deelnemers vooraf voor
Vraag deelnemers bij de inschrijving of vlak voor het event om hun profiel in te vullen of hun interesses aan te geven. Een matchmaking-tool met lege profielen levert geen matches op. Een korte, duidelijke uitvraag vooraf zorgt dat het systeem op de dag zelf iets te bieden heeft.
Leg in je communicatie kort uit wat deelnemers aan de tool hebben. Mensen vullen sneller iets in als ze weten dat het hun een relevant gesprek oplevert in plaats van een verplicht nummer.
Meet of het netwerken iets opleverde
Na afloop wil je weten of de tool zijn werk deed. Kijk naar het gebruik, maar vooral naar de uitkomst: legden deelnemers contacten, planden ze vervolggesprekken, noemden ze het netwerken in je evaluatie? Die signalen vertellen je meer dan het aantal downloads.
Neem een korte vraag over het netwerken op in je bezoekers-survey. Wat je leert, gebruik je om bij de volgende editie te kiezen of je de tool houdt, vervangt of laat vallen.
Veelgestelde vragen
Heb ik een aparte app nodig om netwerken te faciliteren?
Niet per se. Een aparte app verdient zich pas terug bij een meerdaags of terugkerend event met veel programma. Voor kortere bijeenkomsten werkt een weboplossing, een digitale deelnemerslijst of een goed gefaciliteerd netwerkmoment vaak net zo goed, zonder dat deelnemers iets hoeven te installeren.
Wat is het verschil tussen matchmaking en een deelnemerslijst?
Matchmaking koppelt deelnemers actief op basis van profiel of interesse en plant soms gesprekken in. Een deelnemerslijst laat mensen zelf zoeken en contact leggen. Matchmaking past bij gerichte ontmoetingen, een deelnemerslijst bij vrije netwerkmomenten.
Waarom gebruiken deelnemers de networking-tool niet?
Meestal omdat de tool los naast het programma staat of omdat profielen leeg blijven. Koppel de tool aan een expliciet netwerkmoment, laat de host hem voordoen en vraag deelnemers vooraf om hun profiel in te vullen. Zonder aanleiding en context blijft een tool ongebruikt.
Hoe krijg ik deelnemers over de drempel om iemand aan te spreken?
Geef context en een aanleiding. Een tool die laat zien waarom iemand interessant is en een gedeeld onderwerp aanreikt, werkt beter dan een kale namenlijst. De aanleiding neemt het ongemak weg, niet de techniek zelf.
Hoe meet ik of het netwerken geslaagd is?
Kijk naar de uitkomst, niet alleen naar downloads. Legden deelnemers contacten, planden ze vervolggesprekken, noemden ze het netwerken positief in je evaluatie? Neem een korte vraag hierover op in je bezoekers-survey en gebruik het antwoord voor je keuze bij de volgende editie.
De volgende beslissing
Zodra je weet welk netwerkdoel je event dient en welke vorm daarbij past, wordt de toolkeuze een afgeleide in plaats van een gok. De volgende stap is het netwerkmoment een vaste plek in je programma geven en je host de regie laten nemen. En dat is precies het doel: deelnemers die met een bruikbaar contact naar huis gaan in plaats van met een app die ze nooit openden.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.