De pers-flow op een evenement plannen

Teken de route van aankomst tot vertrek

Begin met de hele dag vanuit het perspectief van een journalist: waar komt hij binnen, waar meldt hij zich, waar werkt hij, welke momenten wil hij vastleggen en hoe vertrekt hij weer. Die route tekent de pers-flow uit.

Koppel aan elk punt een tijdstip en een verantwoordelijke. Een pers-flow zonder tijden is een wensenlijst, geen plan. Hoe concreter je de momenten vastlegt, hoe minder de pers op de dag rondvraagt waar ze moeten zijn.

Regel een vlotte aankomst en accreditatie

Vang de pers op bij een aparte balie of via een vaste persoon, los van de reguliere entree. Een vooraf geaccrediteerde journalist moet binnen zijn zonder uitleg, met een herkenbare badge en de praktische informatie meteen bij de hand.

Geef bij binnenkomst kort mee hoe de dag eruitziet voor de pers: waar de werkruimte is, wanneer de interviewmomenten zijn en wie het aanspreekpunt is. Een korte briefing of een infokaartje voorkomt dat je dezelfde vragen de hele dag herhaalt.

Wijs een vast aanspreekpunt voor de pers aan

Een persbegeleider, vaak iemand van communicatie of PR, loodst de media door de dag, regelt interviews en beantwoordt vragen. Dat is een aparte rol, niet iets wat de productieleider er even bij doet, want beide vragen op piekmomenten volle aandacht.

Maak die persoon zichtbaar en bereikbaar. De pers moet weten bij wie ze terechtkunnen, en jouw crew moet weten naar wie ze persvragen doorverwijzen. Een duidelijk aanspreekpunt voorkomt dat journalisten op eigen houtje gaan zoeken.

Plan vaste interview- en fotomomenten

Geef de pers geplande kansen in plaats van ze achter mensen aan te laten jagen. Plan een interviewmoment met sprekers of opdrachtgever op een rustige plek, en wijs fotomomenten aan waarop de pers het beste beeld krijgt zonder het programma te storen.

Stem die momenten af met de mensen die geinterviewd of gefotografeerd worden, zodat zij weten wat er komt. Een spreker die voorbereid een paar minuten neemt, levert betere quotes dan een spreker die overvallen wordt in de gang.

Bepaal waar de pers wel en niet komt

Leg vooraf vast welke zones toegankelijk zijn voor pers en welke niet, en koppel dat aan de badge. Backstage, een besloten sessie of een gevoelig moment kan off-limits zijn. Wees daar helder over, dan voorkom je dat je iemand op het moment zelf moet terugfluiten.

Denk ook aan fotografie: waar mag wel en niet gefilmd worden, en gelden er afspraken over wie herkenbaar in beeld komt. Communiceer die grenzen bij de accreditatie, zodat ze niet als verrassing komen.

Zorg dat de pers kan werken op locatie

Journalisten en fotografen hebben praktische dingen nodig: een plek om te zitten en te schrijven, stroom, wifi en rust om te bellen of te monteren. Een ingerichte perswerkruimte voorkomt dat ze in een gang gaan zitten of de catering bezetten.

Leg het persmateriaal klaar: persbericht, beeldmateriaal, factsheets en contactgegevens. Hoe makkelijker je het de pers maakt om te publiceren, hoe groter de kans dat ze het ook doen, en hoe correcter de informatie die naar buiten gaat.

Begeleid het vertrek en de opvolging

Sluit de persdag netjes af: een laatste check of iedereen heeft wat hij nodig heeft, en duidelijkheid over wie ze achteraf kunnen bereiken voor aanvullende informatie of beeld. Een journalist die in de auto nog een vraag heeft, wil weten bij wie hij terecht kan.

Noteer na afloop wie er was en met wie het contact prettig liep. Die opvolging, een mail met het laatste beeldmateriaal of een bedankje, bouwt de relatie op voor de volgende keer dat je de pers nodig hebt.

Veelgestelde vragen

De volgende beslissing

Met de pers-flow uitgetekend ligt de volgende stap bij de plek waar het werk gebeurt: een goed ingerichte perswerkruimte die de momenten in je flow ondersteunt.

Regel die ruimte en de bemensing rond je flow, dan kan de media niet alleen rondlopen maar ook echt publiceren. En dat is precies het doel.