Persmoment inbouwen in je event
Een persmoment bouw je in je event in als een kort, vast blok op een rustig punt in het programma, met een eigen plek en een duidelijke rolverdeling, zodat de pers haar beeld en quotes haalt zonder dat de rest van je dag eronder lijdt. Kies een venster los van de drukste piek en stem de boodschap vooraf af. Dan versterkt het persmoment je event in plaats van het te verstoren.
Een persmoment is het stukje van je event waarop de pers haar materiaal haalt: een foto van het hoogtepunt, een korte verklaring, een handdruk bij een opening. Voor jou als organisator is het een blok dat je net zo bewust inplant als de catering of het podium.
Bouw je het slim in, dan krijgt de pers wat ze nodig heeft zonder dat je publiek of je programma eronder lijdt. Deze tips helpen je om een persmoment in te bouwen dat klopt voor beide kanten.
Bepaal welk moment het nieuws draagt
Een persmoment hangt aan het nieuws: de onthulling, het doorknippen van een lint, de presentatie van een resultaat. Bepaal samen met je opdrachtgever wat het echte hoogtepunt is en bouw het persmoment daaromheen.
Zonder helder hoogtepunt wordt het persmoment een losse fotosessie zonder verhaal. Vraag dus vroeg in de voorbereiding wat de pers moet vastleggen en waarom dat de moeite waard is.
Plan het in een rustig venster
Leg het persmoment niet midden in de inloop of vlak voor een ander hoofdmoment. De pers heeft ruimte nodig om beeld te maken en eventueel een korte vraag te stellen, en jij wilt dat je woordvoerder er met aandacht bij is.
Een logisch venster ligt vaak rond het officiële hoogtepunt zelf of kort erna. Houd het blok kort en zet het als een vast onderdeel in je draaiboek, zodat iedereen op de dag weet wanneer het gebeurt.
Kies een plek met goed beeld
Wijs een plek aan waar het beeld klopt: goede achtergrond, voldoende licht en weinig storende elementen. Een rommelige achtergrond of tegenlicht verpest het mooiste moment en daar heb je achteraf geen invloed meer op.
Houd rekening met de positie van camera's en fotografen. Een afgebakende perszone met zicht op het hoogtepunt voorkomt dat journalisten tussen je publiek door moeten dringen en houdt het overzichtelijk.
Leg de rolverdeling vooraf vast
Bepaal wie er namens de organisatie in beeld komt en wie de pers begeleidt. Eén woordvoerder en één begeleider die het tempo bewaakt, voorkomt chaos en zorgt dat de boodschap consistent blijft.
Spreek af wie de pers ontvangt, wie ze naar de juiste plek brengt en wie het signaal geeft als het blok voorbij is. Met een duidelijke rolverdeling loopt het persmoment soepel, ook als het druk is.
Brief de betrokkenen op de boodschap
Loop met de woordvoerder en de mensen die in beeld komen de kern door: wat zeg je wel, wat houd je nog even vast en wat is de toon. Een korte voorbereiding voorkomt dat iemand voor de camera improviseert en iets zegt dat later tegenvalt.
Brief ook je eigen crew. Wie het persmoment niet kent, kan er per ongeluk doorheen lopen of een onhandige opmerking maken. Een regel in het draaiboek en een korte heads-up aan de dag-crew houdt het strak.
Houd bruikbaar materiaal achter de hand
Leg een korte set feiten, namen en een citaat klaar die je direct na het persmoment kunt delen. Zo vult de pers haar verhaal aan met de juiste informatie en voorkom je fouten in namen of cijfers.
Heb je ook eigen beeld klaar, bijvoorbeeld van een fotograaf die je zelf inhuurt, dan kun je dat aanbieden aan media die niet zelf aanwezig waren. Dat vergroot het bereik zonder extra moeite op de dag.
Communiceer het moment vooraf aan de pers
Laat aangemelde journalisten weten wanneer en waar het persmoment plaatsvindt en wat ze kunnen verwachten. Zo zijn ze op tijd aanwezig en hoef je niet halverwege je programma mensen te verzamelen.
Werk met aanmelding en een herkenbaar aanspreekpunt bij de ingang. Dan weet je wie er is, kun je ze gericht naar de perszone leiden en houd je grip op wie er in beeld staat.
Rond het moment netjes af
Sluit het persmoment op tijd af, bedank de aanwezigen en wijs op het contactpunt voor latere vragen. Een strak afgerond blok laat een professionele indruk achter en houdt je programma op schema.
Stuur het beloofde materiaal dezelfde dag of de ochtend erna na. Daarmee verzilver je het moment en houd je de deur open voor de volgende keer dat je opdrachtgever in het nieuws wil.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een persmoment en een persgesprek?
Een persmoment is breed: het is de gelegenheid waarop de pers beeld en eventueel een korte verklaring haalt, vaak rond een hoogtepunt. Een persgesprek is specifieker: een blok waarin journalisten vragen stellen aan een woordvoerder. Een persmoment kan een gesprek bevatten, maar hoeft dat niet.
Op welk moment in het programma plan ik het persmoment?
Op een rustig punt rond het officiële hoogtepunt of kort erna, niet tijdens de inloop of vlak voor een ander hoofdmoment. Houd het kort en zet het als vast blok in je draaiboek, zodat iedereen weet wanneer het gebeurt.
Moet ik de pers vooraf uitnodigen voor het persmoment?
Ja. Laat aangemelde journalisten weten wanneer en waar het moment plaatsvindt en wat ze kunnen verwachten. Werk met aanmelding en een aanspreekpunt bij de ingang, zodat je weet wie er is en je ze gericht naar de perszone kunt leiden.
Wie komt er namens de organisatie in beeld?
Bepaal dat vooraf met je opdrachtgever. Eén woordvoerder houdt de boodschap consistent. Zet er een begeleider naast die de pers ontvangt, het tempo bewaakt en het signaal geeft als het blok voorbij is.
Wat als geen enkele journalist komt opdagen?
Zorg dat je zelf bruikbaar beeld en een korte set feiten klaar hebt liggen. Dan kun je het materiaal alsnog aanbieden aan media die niet aanwezig waren en je opdrachtgever toch in het nieuws helpen, ook zonder pers ter plaatse.
De volgende beslissing
Met het persmoment ingebouwd is de volgende stap hoe je het materiaal na afloop verspreidt en wie de publicaties volgt. Bepaal welke kanalen je opdrachtgever inzet en wanneer je de persmap rondstuurt.
Plan dat na-traject net zo bewust als het moment zelf. Dan haalt je opdrachtgever het maximale uit de aandacht, en dat is precies het doel.
Over de auteur
Robin
Schrijft over operations, planning en de momenten waarop spreadsheets je verraden. Herzag de afgelopen jaren 40+ Nederlandse eventdraaiboeken.