Hoe je een persmoment koppelt aan een evenement
Een evenement is een natuurlijke aanleiding voor pers, maar alleen als je het persmoment bewust inbouwt. Journalisten komen niet voor de borrel, ze komen voor nieuws, beeld en toegang.
Een evenement is een natuurlijke aanleiding voor pers, maar alleen als je het persmoment bewust inbouwt. Journalisten komen niet voor de borrel, ze komen voor nieuws, beeld en toegang.
Door het persmoment als een eigen onderdeel te plannen, haal je publiciteit uit je event zonder dat het de beleving van je gasten verstoort. Deze tips helpen je het persmoment zo te koppelen dat het werkt voor beide kanten.
Bepaal eerst of er echt nieuws is
Pers komt af op nieuws, niet op een uitnodiging. Vraag jezelf eerlijk af wat de nieuwswaarde is: een lancering, een mijlpaal, een opvallende spreker of een maatschappelijk thema. Is die er niet, dan is een persmoment geforceerd en kost het je geloofwaardigheid bij journalisten die je later wel nodig hebt.
Zonder kern geen persmoment. Een journalist moet in één zin kunnen begrijpen waarom dit nieuws is.
Kies het juiste haakje in je programma
Koppel het persmoment aan het onderdeel met de meeste nieuws- en beeldwaarde, bijvoorbeeld een onthulling, een ondertekening of een keynote. Plan het op een tijdstip dat past bij de deadlines van media, want een moment laat op de avond haalt de ochtendkrant niet meer.
Stem de timing af op hoe en wanneer journalisten publiceren. Het beste verhaal op het verkeerde tijdstip levert alsnog weinig op.
Scheid de persflow van de gastenflow
Journalisten hebben andere dingen nodig dan je gasten: een plek om te werken, goed zicht op het podium en toegang tot een woordvoerder. Richt een aparte persopstelling in en geef pers een eigen aanspreekpunt.
Zo verstoort het persmoment de beleving van je gasten niet en kunnen journalisten ongestoord hun werk doen. Rond het kernmoment mogen de stromen samenkomen, de rest van de avond werken ze beter apart.
Bereid je woordvoerder en sprekers voor
Zorg dat duidelijk is wie namens de organisatie de pers te woord staat en wat de kernboodschap is. Brief je sprekers op de paar punten die je terug wilt zien in de berichtgeving en op de vragen die ze kunnen verwachten.
Een woordvoerder die de boodschap rustig en consistent brengt, bepaalt sterker hoe het nieuws landt dan welk persbericht dan ook. Improvisatie voor de microfoon is het grootste risico.
Maak het beeld makkelijk
Veel publiciteit valt of staat met bruikbaar beeld. Plan een fotomoment met goede achtergrond en licht, en zorg dat het logische moment van de avond ook visueel sterk is. Stel daarnaast eigen foto's en eventueel video beschikbaar voor media die niet aanwezig konden zijn.
Hoe minder moeite een redactie hoeft te doen voor beeld, hoe groter de kans dat ze het plaatsen.
Lever een persmap die het werk uit handen neemt
Geef journalisten een compacte persmap met de kernfeiten, citaten, beeld en contactgegevens. Een redactie werkt onder tijdsdruk, en een complete persmap verlaagt de drempel om jouw verhaal over te nemen.
Zet er alleen in wat klopt en navraagbaar is, want een fout in je persmap verspreidt zich net zo makkelijk als de feiten. Een persmap is een hulpmiddel, geen reclamefolder.
Plan de opvolging na het event
Het persmoment stopt niet als de laatste journalist vertrekt. Stuur kort na afloop het persbericht en het beeld naar media die niet aanwezig waren, en wees bereikbaar voor navragen. Houd bij wat er verschijnt, zodat je weet welke aanpak werkt voor de volgende keer.
Snelle, behulpzame opvolging bepaalt vaak of een verhaal alsnog wordt opgepakt.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een persmoment de moeite waard?
Als er echte nieuwswaarde is: een lancering, een mijlpaal, een opvallende naam of een maatschappelijk relevant thema. Zonder die kern komt pers niet, of erger, je verbruikt goodwill die je later nodig hebt. Plan een persmoment alleen als je een journalist kunt uitleggen waarom dit nieuws is.
Hoe nodig ik pers uit voor mijn evenement?
Met een korte, concrete uitnodiging die meteen de nieuwswaarde, de datum, de locatie en het programma-onderdeel noemt waar het om draait. Richt je op journalisten en redacties die over jouw onderwerp schrijven, niet op een brede lijst. Volg kort na de uitnodiging na, want aanmeldingen van pers komen vaak laat.
Moet ik pers en gasten gescheiden houden?
Grotendeels wel. Geef pers een eigen werkplek, goed zicht en een aanspreekpunt, zodat ze hun werk kunnen doen zonder de beleving van je gasten te verstoren. Rond het kernmoment kunnen de stromen samenkomen, maar de rest van de avond functioneren ze het beste apart.
Wat hoort er in een persmap?
De kernfeiten van het nieuws, een of twee citaten van betrokkenen, bruikbaar beeld en contactgegevens van je woordvoerder. Houd het compact en zorg dat alles navraagbaar klopt. Een persmap die het werk van de redactie uit handen neemt, vergroot de kans dat je verhaal wordt overgenomen.
Hoe meet ik of het persmoment geslaagd is?
Houd bij welke media publiceren en hoe je kernboodschap terugkomt in hun berichtgeving. Het gaat niet alleen om het aantal stukken, maar of de juiste punten landen bij de juiste doelgroep. Die inzichten helpen je het persmoment bij een volgende editie gerichter in te steken.
De volgende beslissing
Staat het persmoment, dan ligt de volgende beslissing klaar: hoe je de gegenereerde aandacht doortrekt naar je eigen kanalen en je vervolgcommunicatie. De pers brengt je verhaal naar buiten, jouw opvolging houdt het in beweging. En dat is precies waar je de waarde van het moment verzilvert.
Bronnen
- [1]Praktijkervaring uit Nederlandse evenementencommunicatie
Over de auteur
Iris
Schrijft over onthaal, crew-briefings en de momenten waarop de gastbeleving valt of staat. Werkt vanuit de gastenkant van Nederlandse B2B-events.